Sharepoint là gì? Học SharePoint và cơ hội việc làm IT tốt hơn

Trong thập kỷ qua, SharePoint đã phát triển thành một nguồn lực vô cùng hùng hậu —hơn  250,000 organizations và gần 85% các công ty trong danh sách Forbes Fortune 500 đều đang sử dụng nó. Sự phát triển hùng hậu và ứng dụng của SharePoint trên toàn thế giới hiện đã xuất hiện nhiều hơn tại thị trường Việt Nam. Nhiều công ty và lập trình viên không khỏi tìm hiểu SharePoint là gì và tìm hiểu sâu hơn về lợi ích và cách học cho người mới bắt đầu SharePoint.

SharePoint là gì?

SharePoint là một nền tảng cộng tác làm việc trên web (web-based) tích hợp đồng bộ với Microsoft Office. Ra mắt vào năm 2001, SharePoint chủ yếu được ra mắt dưới dạng hệ thống quản lý và lưu trữ tài liệu, tuy nhiên sản phẩm cũng có cấu hình cao và việc sử dụng có thể khác nhau đáng kể tuỳ vào mô hình tổ chức.

SharePoint là một nền tảng quản lý và phối hợp nội dung dựa trên Cloud có khả năng tùy chỉnh cao, giúp đội ngũ làm việc từ xa, làm việc cùng nhau và thông minh hơn. SharePoint hiện đang được áp dụng tại hơn 250.000 công ty trên toàn cầu với hơn 190 triệu user, là một nền tảng quản lý nội dung khuyến khích teamwork và làm việc nhóm bất kể các thành viên ở đâu trên thế giới.

Nói một cách dễ hiểu, SharePoint là một hệ thống website phối hợp nội dung và công việc trên trang web sử dụng các workflow application, danh sách cơ sở dữ liệu và các thành phần website và tính năng bảo mật khác để trao quyền cho các team làm việc cùng nhau. SharePoint cũng cung cấp cho doanh nghiệp một nền tảng để kiểm soát quyền truy cập vào thông tin và tự động hóa quy trình làm việc giữa các đơn vị kinh doanh.

Những sản phẩm và công nghệ SharePoint phổ biến nhất hiện nay

• SharePoint trong Microsoft 365     

Một dịch vụ nền điện toán đám mây, được lưu trữ bởi Microsoft, dành cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. Thay vì cài đặt và triển khai SharePoint Server tại chỗ, bất kỳ doanh nghiệp nào có thể đăng ký vào một gói Microsoft 365 hoặc đối với dịch vụ SharePoint Online độc lập. Nhân viên của bạn có thể tạo các website để chia sẻ tài liệu và thông tin với các đồng nghiệp, đối tác cùng khách hàng. Để bắt đầu lưu trữ các tệp của bạn trên site nhóm của bạn, hãy xem thiết lập lưu trữ và chia sẻ tệp của Microsoft 365. Cung cấp cho Microsoft 365 một thử.

• SharePoint Server

Các tổ chức có thể triển khai và quản lý SharePoint Server tại chỗ hoặc với đăng ký Office 365 Enterprise để tận dụng các tính năng mới nhất. Và nó cung cấp các tính năng và chức năng bổ sung, chẳng hạn như các trang site hiện đại, phần web hiện đại và tác giả, danh sách và thư viện hiện đại, tìm kiếm hiện đại, tích hợp với PowerApps, Power BI và MS, và trang chủ SharePoint. Tải xuống SharePoint Server 2019. 

• SharePoint Designer 2013      

Một chương trình miễn phí được phát hành gần nhất vào năm 2013. Được dùng để xây dựng các giải pháp hỗ trợ dòng công việc hiệu quả. Đồng thời, được dùng để chỉnh sửa các loại nội dung ngoài cho giải pháp dữ liệu bên ngoài dựa trên Business Connectivity Services. Hãy tải xuống SharePoint Designer 2013.

• Đồng bộ OneDrive

Một chương trình trên máy tính mà bạn có thể dùng để đồng bộ các tài liệu từ một site nhóm hoặc OneDrive cho cơ quan hoặc trường học vào máy tính của bạn để sử dụng ngoại tuyến. Tìm hiểu thêm về OneDrive.

Xem thêm Các công cụ giúp tăng tốc Workflow cho developer tại đây

Tại sao nên dùng SharePoint?

Tại thời điểm hiện tại, đội ngũ của bạn sẽ cần phải giải quyết các vấn đề như sau:

• Công ty bạn có làm việc từ xa không?
• Team bạn có cần truy cập vào nhiều thiết bị để làm việc không?
• Hiện tại team bạn đang sử dụng thiết bị như thế nào? Có dễ dàng không?
• Bạn có thường nhận các yêu cầu cần sự phối hợp của khách hàng, ví dụ một nơi chia sẻ thông tin, catalogue online, form thông tin để request online để khách hàng có thể nhập vào? 

• Bạn có hay share tài liệu với Khách hàng không?
• Nhân viên của bạn có bao giờ phàn nàn / mong muốn có cách truy cập tài tư liệu và công việc dễ dàng hơn không?

Tin vui cho bạn đó là, SharePoint hoàn toàn có thể thực hiện các thao tác và đáp ứng được những yêu cầu trên, và đó cũng sẽ là những lợi ích của SharePoint mà TopDev sẽ phân tích chi tiết hơn bên dưới.

SharePoint có nhiều tính năng lớn bao gồm khả năng co-authoring (đồng chỉnh sửa và quản lý) thời gian thực hiện, các tính năng gắn thẻ và đánh tag nâng cao giúp team dễ dàng tìm kiếm tài liệu, quyền truy cập bất cứ lúc nào – cho bất cứ thiết bị nào bạn sử dụng, và tích hợp hoàn toàn với bộ Office 365, giúp bạn làm việc hiệu quả hơn mỗi ngày. 

Ứng dụng của SharePoint

• Quản lý tài nguyên và tài liệu Doanh nghiệp

SharePoint cho phép lưu trữ, truy xuất, tìm kiếm, lưu trữ, theo dõi, quản lý và báo cáo về các loại tài liệu và record số. SharePoint còn cung cấp chức năng tìm kiếm và tính năng ‘đồ thị hoá’. Sự tích hợp SharePoint với Microsoft Windows và Microsoft Office cho phép chỉnh sửa thời gian thực cùng lúc và đồng bộ hóa quyền được mã hóa /thông tin.

• Mạng nội bộ và social 

Mạng nội bộ SharePoint hoặc cổng mạng nội bộ là một cách để tập trung quyền truy cập thông tin và ứng dụng của doanh nghiệp. Nó là một công cụ giúp một tổ chức quản lý thông tin liên lạc nội bộ, ứng dụng và thông tin của mình dễ dàng hơn.

• Như một phần mềm Collaborative

SharePoint gồm các chức năng phần mềm cộng tác nhóm (team collaboration), bao gồm: lên lịch dự án (tích hợp với Microsoft Outlook), share hộp thư và lưu trữ và cộng tác tài liệu liên quan đến dự án. 

• Tuỳ chỉnh web app 

Khả năng developer tùy chỉnh của SharePoint cung cấp thêm một lớp tính năng dịch vụ cho phép các developer sử dụng khả năng quản lý thông tin và bảo mật của SharePoint được trên nhiều nền tảng và kịch bản phát triển khác nhau. SharePoint cũng có sẵn một “app store” nhiều ứng dụng ngoài được quản lý để truy cập vào các tài nguyên khác như dữ liệu người dùng của công ty và dữ liệu tài liệu.

Lợi ích SharePoint so với các collaboration software khác

1. SharePoint bảo mật RẤT CAO 

Microsoft rất nghiêm túc coi trọng vấn đề bảo mật. Các hoạt động điện toán đám mây của họ phát hiện gần 1,5 triệu lần attempt mỗi ngày để đột nhập vào hệ thống của họ, vì vậy họ đã đầu tư ngân sách 1 tỷ USD hàng năm chỉ dành cho việc bảo mật.

SharePoint là một trong số rất nhiều thành phần của Microsoft, nó đi kèm với một số tính năng bảo mật tích hợp, như tính năng giới hạn người ngoài tổ chức không thể xem nội dung của bạn, đặt quyền đối với những người trong tổ chức của bạn có quyền truy cập vào một số nội dung nhất định, tự tạo cơ chế cho phép hoặc chặn hành vi người dùng nhất định & cho phép hoặc chặn quyền truy nhập vào nội dung dựa trên vị trí nhất định.

2. SharePoint giúp doanh nghiệp phối hợp nghiệp vụ hiệu quả hơn 

SharePoint đã được thiết kế để nâng cao trải nghiệm làm việc cộng tác, đặc biệt là khi nó kết hợp với các ứng dụng và dịch vụ khác của Office 365. Khi được triển khai như một phần của Office 365, SharePoint tạo nên không gian làm việc ảo cho phép các nhóm gặp gỡ, hoàn thành nhiệm vụ và cộng tác với nhau.

Cụ thể dưới đây là một số cách mà SharePoint có thể giúp các tổ chức cộng tác nhiều hơn:

• Bằng SharePoint, tài liệu của bạn nằm ở một nơi share chung để có thể truy cập được từ bất kỳ thiết bị nào, bất kỳ lúc nào (tất cả những gì bạn cần là kết nối Internet).
• Tính năng co-authoring (đồng thao tác) theo thời gian thực, nghĩa là nhiều người có thể làm việc và chỉnh sửa trên cùng một document một lúc.
• SharePoint sẽ luôn hiển thị phiên bản mới nhất của document, với option revert về phiên bản cũ nếu cần.
• Các thành viên trong team và leaders có thể thiết lập task theo cá nhân hoặc theo nhóm, giao nhiệm vụ cho các thành viên khác trong nhóm và theo dõi nhiệm vụ nào đã được hoàn thành.
• Bạn có quyền truy cập vào lịch dùng chung, các note và comment được chia sẻ (thông qua OneNote), conversation được chia sẻ (thông qua Yammer) và các công cụ cộng tác khác.

SharePoint đóng vai trò như một “co-working space ảo” vì bạn không cần phải setup hoặc có team Tech để xây nên một nền tảng làm việc nhóm chung – tất cả chỉ cần được phân chia và assign từ team leader. 

3. SharePoint hỗ trợ tự động hoá các công việc “tay chân” 

SharePoint giúp tiết kiệm cho bạn nhiều thời gian và nỗ lực, đồng thời cũng mang lại sự đồng nhất và hiệu quả cho các công việc bạn đang thực hiện hàng ngày. Các công việc / task cấp thấp như thu thập các chữ ký hay xác nhận, theo dõi trạng thái của các tài liệu, thông báo cho bạn khi có gì thay đổi nội dung,… để bạn tập trung vào các tác vụ cao và phức tạp hơn.

Ai nên sử dụng SharePoint?

Với quy mô và những lợi ích quản lý đa năng hiện tại, SharePoint đang dần được hầu hết các công ty công nghệ ứng dụng về cho đội ngũ.

• Với Cấp Tech leads/ IT Managers/ Lập trình viên: Nhóm team công nghệ sẽ sử dụng SharePoint phiên bản có phần được nâng cao hơn so với các bản thông thường. Phục vụ trực tiếp cho các sản phẩm và project công nghệ của công ty nên sẽ được cấp Lead phân chia lại rồi phân chia assign cho đồng đội.

Với lập trình viên thì họ thường sử dụng các tính năng đã có nhưng có phần mở rộng, phát triển dựa trên các tính năng mới của nền tảng SharePoint.

• User thông thường: Đa phần đối tượng này sử dụng với những tính năng cơ bản, có sẵn khá là dễ sử dụng và tiện lợi mà SharePoint đã cung cấp đến. Có thể kể đến một số tính năng đáp ứng được nhu cầu thông thường: Lập kế hoạch, tìm kiếm thông tin, bảng biểu…

Tham khảo 10 công cụ Go-To mà Developer phải có năm 2020 tại đây

Biết sử dụng SharePoint để làm gì?

Là mùa tuyển dụng của năm 2020, hệ thống TopDev đã ghi nhận không ít các vị trí tuyển dụng ưu tiên nhiều cho các bạn biết và hiểu về SharePoint, là cơ hội để các bạn tìm được vị trí việc làm IT tốt hơn và cơ hội “trả giá” vị trí lương cao hơn so với các bạn khác. Vì thể quan trọng nhất vẫn là cơ hội nghề nghiệp tốt hơn cho bất kì developer nào hoặc IT-er nào.

Chưa kể đến rằng cả các công ty công nghệ trong nước, trong khu vực như công ty IT Hàn tuyển dụng, hay quốc tế như Mỹ và châu Âu đều ứng dụng và ưu tiên tuyển dụng người có kinh nghiệm sử dụng SharePoint. Đây là điểm cộng rất lớn cho các bạn đang tìm kiếm cơ hội mới, một điểm “Nice to have” nhưng cũng đang dần trở thành điểm “Must have” tại một số doanh nghiệp công nghệ mới.

Ngoài ra, biết sử dụng SharePoint sẽ giúp lập trình viên nhanh chóng tiếp cận các xu hướng công nghệ mới mới thông qua các nhu cầu và sản phẩm của doanh nghiệp. Đây cũng là cơ hội để bạn nâng cao kỹ năng mềm và kiến thức công nghệ liên tục cập nhật trên thị trường – là cơ hội phát triển sự nghiệp IT mà bạn cần nắm bắt. 

Bắt đầu học SharePoint như thế nào?

Không thiếu tài liệu ngon để khởi động đâu, tuy nhiên bước đầu tiên bạn phải làm đó là trực tiếp làm thử trên SharePoint. Sau khi chọn được source tài nguyên phù hợp, hãy thử cài đặt và sử dụng SharePoint luôn để hiểu hơn cấu trúc, cơ chế hoạt động và phối hợp trên platform. 

Nếu cần thêm tutorial hoặc giải đáp trực tiếp về platform bạn có thể tìm đến các nguồn tham khảo sau:

Các cộng đồng Sharepoint

• Tại Việt Nam: Vietnam SharePoint User Group, Vietnam SharePoint Developer Group, SharePoint Saturday Vietnam
• Cộng đồng Quốc tế
  • Sharepoint.stackexchange
  • Msdn.microsoft
  • Yammer.com

Các site Khóa học (cả miễn phí & có phí)

• Tutorial từ “chính chủ” Microsoft
• Các khóa học liên quan về SharePoint từ chính Microsoft như Apps for Office and SharePoint, Project, Visio, Access Services 
• C SharpCorner
• Học từ sharing GitHub
• SharePoint Customization Veelead

TopDev tổng hợp

Có thể bạn quan tâm:

• Hãy build nên những câu chuyện, chứ đừng chỉ là những tính năng!
• Kinh nghiệm đọc tài liệu để trở thành Developer giỏi
• Top 5 kỹ năng mềm mà các kỹ sư phần mềm cần phải biết

Xem thêm IT Jobs for Developer mới nhất trên TopDev