Ô kieee xin chàoooo anh em. Đây là tập 2 của chuỗi bài note: Những kỹ năng cần có của người làm Business Analyst 😎 

Nếu chưa đọc tập 1 thì click ngay đừng ngại. Review nội dung trước đó cho anh em đỡ quên:

TỔNG QUAN

1. ANALYTICAL THINKING
1.1. Conceptual & Visual Thinking
1.2. Creative & Innovative
1.3. Problem Solving

…

1.4. Decision Making

Mình từng gặp một trường rất trớ trêu: dự án đã đóng rồi, hợp đồng thì cũng đã thanh lý, nhưng mình cứ bị kẹt vô thế nửa nạc nửa mỡ.

Số là dự án đã qua 3 tháng bảo hành và đã đóng hoàn toàn dựa trên hợp đồng. Nhưng khách hàng thì cứ ỡm ờ. Lúc thì nói muốn ký gói bảo hành một năm, lúc thì không thấy đá động phản hồi gì hết.

Mà oải cái là anh chàng Contact Point bên khách hàng cứ lâu lâu nhắn mình, nhờ support cái này, cái kia.

• Về lý, team mình không việc gì phải tiếp tục support. Nếu muốn support, khách hàng phải ký hợp đồng Maintenance, không nói nhiều.
• Về tình, team mình không thể nói không support, vì còn phải giữ mối quan hệ cho những deal sau này (rất có thể là những deal lớn). Đặc biệt là khi họ đang nửa nạc nửa mở nói muốn ký tiếp hợp đồng Maintenance. Nghĩa là miếng ăn đang cận kề trước mặt…, nên không nỡ phũ được.

Nếu tạm bỏ qua các quyết định về lãi lỗ (vì có thể ký hợp đồng maintenance nhưng team mình vẫn lỗ), thì dưới vai trò BA, anh em sẽ giải quyết vấn đề này như thế nào?

Rõ ràng anh em phải ra quyết định đúng không nào: Support hay không support, không support hay support nói một lời.

Ngoài ra, anh em vẫn có thể raise lên để mấy sếp giải quyết. Quyết định nào cũng có cái lợi, cái hại. Nó tùy thuộc vào anh em. Kỹ năng ra quyết định của mình là ở chỗ này.

Dự án sau đó có êm hay không, mọi người có còn happy với nhau hay không chính là nằm ở những quyết định của mình trong dự án.

Như mình, mình không thích ỡm ờ, nhưng vì “một lý do nào đó”, khách hàng không rõ ràng, hoặc “không muốn rõ ràng”. Tuy nhiên, nếu khách hàng muốn nửa nạc nửa mỡ, thì mình cũng sẽ nửa nạc nửa mỡ. Thích ba rọi, thì có ngay ba rọi.

Những điểm nào mình có thể trả lời ngay, “low_energy”, thì mình hoàn toàn có thể support họ. Còn những vấn đề khác phức tạp hơn, đòi hỏi “high_energy” hơn thì mình sẽ tìm cách từ chối khéo.

Và mình cũng sẽ linh động từng case, theo khả năng có thể phát sinh thêm những issue khác. Cố gắng triệt để những vấn đề này. Vì nếu có ký maintenance thì team mình cũng sẽ là bên phải giải quyết.

Nên dù gì người được lợi nhất vẫn là cả khách hàng và team dự án mà thôi 🙂

Đây chỉ là cách để mình dung hòa mối quan hệ và lợi ích của 2 bên. Và nó có khoảng thời gian nhất định, chứ không thể kéo dài suốt được. Đặt một hạn chót, và cho khách hàng “chỉ được ỡm ờ” tối đa trong khoảng thời gian này. Sau thời gian này, mọi thứ cần phải rõ ràng.

…

Trên là ví dụ điển hình gần đây nhất mình gặp phải. Còn anh em gặp trúng những ca củ chuối nào, kể bên dưới còm men nhé.

Rõ ràng là xuyên suốt dự án có rất nhiều trường hợp mà anh em BA phải ra quyết định một mình.

Kỹ năng giải quyết vấn đề thì luôn đi kèm với kỹ năng ra quyết định. Còn việc ra quyết định thì luôn đi kèm với hai chữ “trách nhiệm” 🙂

Đừng để người khác phải đổ vỏ cho những quyết định của mình, meo meo…

Mỗi quyết định đưa ra đều dẫn đến một cánh cửa nào đó.

Cửa dẫn dự án đến đích có, dẫn xuống vực cũng có. Một lần nữa, đi cánh cửa nào là tùy vào kinh nghiệm và khả năng chịu khó quan sát, học hỏi của chính bản thân mình.

Nên làm để rèn luyện

✅ Chịu khó quan sát, hỏi người khác vì sao họ lại làm như vậy.
✅ Xông pha nhận các dự án mới, task mới.
✅ Dám làm những cái mới >> dễ sai >> dám nhận trách nhiệm >> học cái sai >> có kinh nghiệm >> lần sau quyết định đỡ sai hơn.
✅ Nên có mentors cho mình.
✅ Tập hỏi 5 Whys cho các vấn đề cá nhân thường ngày.
✅ Chịu khó đọc sách (học được nhiều câu từ, cách diễn giải hay >> tăng khả năng ăn nói, diễn đạt hiệu quả hơn).
✅ Suy nghĩ kỹ trước khi nói. Đặc biệt là những anh em hay hấp tấp như mình, và cả những anh em hay nóng tính.
✅ Tải game Plant vs. Zombies 2, Clash Royale, Football Manager… về chơi, hoặc các game puzzle, chiến thuật khác >> tăng khả năng tư duy logic, dàn xếp đội hình.
✅ Tập vẽ mind map.
✅ Ngủ sớm, dậy sớm >> tỉnh táo hơn >> quyết định sáng suốt hơn >> vấn đề được giải quyết tốt hơn.
✅ Ăn trái cây nhiều >> tránh lão hóa, tăng đẹp chai, cu te, tăng độ minh mẫn, suy nghĩ thấu đáo hơn.
✅ Chơi đá banh, nhảy dây, bắn thun các kiểu…, miễn là thể thao lành mạnh.

1.5. System Thinking

Kỹ năng cuối cùng trong nhóm Analytical Thinking đó là System Thinking 😎

System Thinking nghĩa là Tư duy hệ thống.

Tư duy hệ thống là khi mình hiểu và nhìn nhận vấn đề trên một góc nhìn tổng quan nhất. Để khi có một vấn đề phát sinh, tư duy hệ thống sẽ giúp chúng ta hầu như tự động nhìn nhận được những thứ bên trong hoặc những thứ liên quan đến đối tượng đó, mà có thể bị tác động. Từ đó tính toán hay làm gì tiếp là tùy vào anh em.

Như mình có note ở bài Bí kíp chân truyền của BA, cái quan trọng nhất là mình nhìn bất kỳ một hệ thống nào dưới góc độ các components và relationship giữa chúng với nhau.

Tư duy này giúp ích anh em BA rất nhiều trong quá trình làm dự án.

Ví dụ ngay lúc đầu, chúng ta vẽ ABCDEFGH để làm. Tầm 3 tháng sau, khách hàng thay F bằng K ==> vấn đề bắt đầu phát sinh.

Nếu không có tư duy hệ thống, chúng ta sẽ rất mịt mờ, và thường không có khuynh hướng cân nhắc xem thử:

• Rút ông F ra, thế ông K vào thì nó sẽ ảnh hưởng gì tới những ông A, B, C, D, E, G, H còn lại.
• Và ảnh hưởng gì tới nguyên cụm ABCDEFGH ban đầu?

Đây là việc anh em phải làm rất thường xuyên với bất kỳ change request nào, dù to hay nhỏ.

Do đó, những ai có tư duy hệ thống sẽ có khuynh hướng phân tích điều này một cách tự nhiên, đầy đủ và rõ ràng hơn bao giờ hết.

Sau cùng thì, những gì mình phân tích được sẽ giúp ích cho chính chúng ta.

Nên, tư duy theo hướng hệ thống là tốt, nhưng không phải là thứ bắt buộc, vì đâu ai kiểm chứng được là anh đã tư duy hệ thống hay chưa!?!?

Stakeholders chỉ quan tâm: có vấn đề mới nảy sinh đó, giờ BA nó trả lời như vầy, team nó xử lý như vầy ==> rồi kết qua đem lại có đáp ứng đúng kỳ vọng các bên hay không?

==> Người ta chỉ quan tâm kết quả sau cùng mà thôi.

Nên chuyện tư duy có tổng quát hay không không ai kiểm chứng được ngay, mà người ta chỉ dựa vào kết quả làm được.

Nên khi có vấn đề phát sinh, thường thì BA (đặc biệt là mình) sẽ có khuynh hướng “skip” qua bước này. Đặc biệt là lúc bị Mr. Deadline dí sát đít. Vì lo mà cắm đầu làm cho xong chứ ngồi đó tư duy với chả hệ thống@79mahf*#mjd@@….

Do đó qua bài note này, hi vọng anh em sẽ chú ý hơn về khoản này để tránh phiền hà về sau 🙂

…

Có những thứ tưởng như nhỏ nhặt nhưng phiền phức vô cùng.

Như trường hợp mình gặp: khách hàng đòi đổi một trường dữ liệu từ Option Set sang Multi Option Set. Cấu trúc dữ liệu thay đổi, chấp nhận. Nhưng đó chưa phải ác mộng.

Cái kinh khủng nhất là những report có dính tới field đó.

Lúc mình làm thì hệ thống không query data theo dữ liệu Multi Option Set được, nên không thể visualize lên report. Buộc phải dùng một field text trung gian >> copy giá trị trên field Multi Option Set đó ra field text >> rồi mới query data dựa tên field text này.

Và team phải làm như vầy cho… toàn bộ những field Option Set liên quan tới field mà khách hàng thay đổi, đắng lòng…

Do đó, nếu BA nhìn nhận vấn đề chưa đầy đủ, chưa thấy được những khía cạnh hoặc các thành tố khác có thể bị tác động ==> anh em team nhà sẽ rất dễ bị bóp.

Và quan trọng trên hết, anh em phải trang bị đủ kiến thức thì mới có được một góc nhìn bao quát và đầy đủ nhất được.

Nên làm để rèn luyện

✅ Phải trao đổi mọi thứ thật rõ ràng với team nhà trước khi confirm bất cứ thứ gì với khách hàng.
✅ Luôn phản hồi, nói cho người khác hiểu anh em đang nghĩ gì trong các buổi họp >> mọi người sẽ xem xét góc nhìn đó đã bao quát hay chưa, hay còn phiến diện quá. ==> Đi họp đừng có im im, ngồi rung đùi từ đầu tới cuối buổi nhé anh em (anh em tìm hiểu thêm về Thinking Out Loud)
✅ Đọc nhiều về lĩnh vực, sản phẩm mình đang làm.
✅ Quan sát xem những senior thường nghĩ gì khi có vấn đề phát sinh.
✅ Đa phần mọi người sẽ suy nghĩ rất phiến diện ==> thử suy nghĩ ngược 180 độ với hướng suy nghĩ của họ ==> anh em sẽ suy nghĩ bao quát hơn (ít nhất là so với người đó).
✅ Hằng ngày, đi ăn bún bò, hủ tiếu, đi uống cà phê, mua trà sữa, hoặc thấy cô lao công chùi nhà vệ sinh, hãy chú ý nhiều hơn tới quy trình công việc của họ.
✅ Tải game ăn cặp Pokemon, hoặc các game tìm điểm chung ==> tăng độ nhạy trong việc nhận diện điểm giống nhau ==> khả năng phát hiện ra các pattern trong đời sống xung quanh sẽ cao hơn.
✅ Lâu lâu thử tìm điểm chung giữa những phần mềm có trong trong điện thoại, giữa các loại xe máy trên đường, hoặc giữa mấy đứa bạn trẻ trâu xung quanh mình, xem thử những thứ đó có đặc tính gì giống nhau hay không.

2. Communication

Cuối cùng cũng đến, đó là nhóm các kỹ năng về giao tiếp 😎

Thường anh em sẽ chỉ chú ý đến chuyện giao tiếp qua đường nói thôi. Nhưng thực ra còn những khoản khác mình cũng cần chú ý như sau.

2.1. Verbal

Đầu tiên là đường nói.

Rõ ràng anh em BA chúng ta cần đường nói rất nhiều. Từ lúc elicit requirement, đến lúc trao đổi nội bộ, làm việc với đồng bọn ở nhà.

Nói không ai hiểu, coi như tèo.

Nói người ta hiểu sai ý, cũng tèo.

Nói một ý, nhưng phải diễn tả đi diễn tả lại 8 tỷ lần người ta mới hiểu, cũng tèo luôn.

Nói ẩn dụ nhiều quá, người ta tưởng mình đá đểu, cũng tèo luôn.

Đi cà phê với anh em, nói chuyện nhạt quá, không ai thèm chơi, thèm nói chuyện với mình ==> tèo của tèo luôn.

Đi lấy requirement, không dẫn dắt được buổi workshop, nội dung đi lệch hướng ==> tèo nguyên buổi workshop.

Gặp vấn đề, biết root cause ở đâu, thậm chí biết luôn cách giải quyết cho máu, nhưng không thể nào giải thích cho đồng bọn hiểu ==> cả đám cùng tèo.

…

Và còn hàng ngàn những ví dụ khác, mà khi anh em không giao tiếp tốt bằng đường nói, sẽ rất là ác mộng với người làm BA.

Có 2 điểm mình thấy rất quan trọng đối với đường nói, đó là: Âm điệu và Âm lượng.

• Âm điệu của giọng nói là tiếng trầm bổng của giọng mình nói
• Âm lượng của giọng nói là mình nói có nhỏ xí, lí nhí trong miệng không, hay mình nói to, rõ ràng…

Mình thấy 2 điều này là cực kỳ quan trọng. Vì nó phần nào sẽ giúp anh em thu hút được sự chú ý của người nghe.

Anh em thử để ý trong các buổi meeting, sẽ có những người nói mà chả có ma nào nghe. Những thanh niên này nói một hồi thì bà con mới để ý là… người đó đang nói.

Ngược lại, có những người, mà vừa mới mở miệng ra nói vài chữ, là đã thu hút được sự chú ý của đông đảo quần chúng nhân dân rồi.

Sự khác biệt do đâu?

Có thể người đó rất xịn xò mà ai cũng nể. Có thể là sếp, sếp của sếp, vợ của sếp, ghệ của sếp, vâng vâng.

Nhưng ngoài những yếu tố “nho nhỏ” trên thì theo mình quan trọng nhất vẫn nằm ở âm điệu và âm lượng của giọng nói.

Tuy nhiên, không phải cứ nói to, trầm, mạnh mẽ là sẽ thu hút được mọi người.

Mình có quen chị kia, hễ chỉ nói là đùng cái mọi người chú ý liền. Lạ lùng vậy đó. Mà được cái là chỉ nói không to, thậm chí là có phần hơi nhỏ, nhưng khi chỉ nói thì lại có sức hút lạ lùng.

Ngoài nội dung có giá trị cho người khác, thì đâu đó mình tin rằng âm điệu và âm lượng góp phần nhiều tạo nên “hiệu ứng thu hút” hiệu quả như vầy.

Nên làm để rèn luyện

✅ Phải tranh-thủ-từng-tí-cơ-hội-một để thuyết trình, nói chuyện trước đám đông. Đám càng đông, càng nguy hiểm >> càng tốt (vì đám đông sẽ phản hồi lại, chém lại, ném mắm tôm sầu riêng lại những gì anh em nói ==> anh em sẽ tập dần cách đỡ, cách phản hồi, và quan trọng nhất là cách xử lý của mình sẽ ngày một tốt hơn)
✅ Chịu khó đi hát ka ra ô kê với đồng bọn. Chú ý tập hát lấy hơi từ bụng, anh em sẽ hát khỏe hơn, nguy hiểm hơn, và lòe được nhiều người hơn 😎
✅ Đi cà phê thì chịu khó nói chuyện, chém gió với nhau ==> tập hình thành lối diễn giải, và cân bằng ngữ điệu của mình cho phù hợp.
✅ Tập phát âm rõ, chữ nào hay ngọng thì nói chậm lại.
✅ Đi present cho khách hàng, có run quá thì phải NÓI CHẬM lại. Vì bản năng mình khi run sẽ auto bắn rất nhanh, nhưng không, cần phải chậm lại.
✅ Sáng dậy chịu khó chạy bộ, hoặc đi làm chịu khó leo thang bộ ==> tập thở, điều phối cách lấy hơi cho đều, cho khỏe.
✅ Và sau tất cả, một trong những điều quan trọng nhất để nói tốt là phải…

2.2. Listening

Listening – lắng nghe người khác.

Nãy là mình nói tốt rồi, giờ thì mình phải nghe tốt. Làm BA mà nghe ẩu là dễ dính chưởng lắm. Vì có những cái, tưởng như đơn giản, mà nếu không nghe kỹ thì là một mớ hầm bà lằng trong đó.

Chưa kể nếu làm với khách hàng nước ngoài, partner nước ngoài, chắc gì mình đã hiểu rõ những yêu cầu (và cả những ý đồ, mong muốn đằng sau lời họ nói).

Do đó, nguyên tắc của BA là cứ phải xác nhận lại những gì mình nghe, để đảm bảo rằng: mình nghe đúng những gì đối phương diễn giải.

Anh em đừng lo. Nếu có thanh niên nào phàn nàn kiểu như: ơ thằng này cùi bắp, tiếng anh, tiếng em cùi bắp, gì mà cứ hỏi tới hỏi lui, rồi xác nhận tới lui tùm lum tùm la…. Thì cứ kệ bà nó.

Mình cứ xác nhận lại cho chắc những gì mình nghe đi cái đã. Công việc của mình, mình cứ làm, không cần quan tâm bố con thằng nào ồn ào hết.

Vì nếu nghe không cẩn thận, hiểu sai ý, thì những gì mình phản hồi lại sẽ rất trớt quớt, khi đó thì càng tệ nữa. Khách hàng sẽ nghĩ sai về mình. Sau này làm việc còn khó hơn.

Chưa kể, nghe ẩu – hiểu sai ==> sẽ mang về một mớ thông tin đầy rẫy sự nguy hiểm cho đồng bọn đang ngóng trông ở nhà. Lúc đó vô dự án càng teooooo nữa.

Nên gì đi chăng nữa thì hãy nhớ: Listening một cách đàng quàng, cẩn thận, và luôn luôn phản hồi lại để đảm bảo mình hiểu đúng ý người nói.

Có thể anh em sẽ quen với hình trên. Bà con đồn nhau rằng: chữ “lắng nghe” tiếng Trung rất có ý nghĩa, bởi vì nó là sự kết hợp của:

• Lắng nghe đơn thuần,
• Kết hợp suy nghĩ,
• Kèm theo quan sát,
• Không thể thiếu sự tập trung – tôn trọng người nói,
• Và cảm nhận bằng cả trái trym.

Sau cùng, lắng nghe tốt là cội nguồn của cả nhóm kỹ năng Giao tiếp này.

Nên làm để rèn luyện:

✅ Những buổi workshop quan trọng, hãy luôn ghi âm để về nghe lại ==> tránh nghe sót, nghe sai ý (nhưng nhớ xin phép bà con trước nhé anh em).
✅ Luôn phản hồi lại nếu mình không chắc về những gì nghe được.
✅ Mạnh dạn nói: “Tiếng Anh tao không được tốt lắm, vui lòng nói chậm giúp tao”. Khi mình làm việc với các Support Partners của Microsoft, mình toàn miss, hiểu sai ý nó. Nó hỏi A, mình đi cắm đầu trả lời B, rất nhiều và rất nhiều lần như vậy.
Và khi mọi thứ được chậm lại, công việc sẽ dễ dàng hơn cho cả hai. Đặc biệt là khi nói chuyện với những accent mà anh em nghe không quen (như Ấn, Mexico, hay Bồ Đào Nha chẳng hạn…)
✅ Nếu trao đổi qua điện thoại, hoặc online meeting, hãy luôn đảm bảo là sẽ có người ghi Meeting Minutes sau cuộc trao đổi. Vì nói qua điện thoại, hay online meeting sẽ khó nghe hơn rất nhiều ==> nên có biên bản để đảm bảo mọi người cùng đi chung một hướng.

.

.

.

Tập 2 tạm kết tại đây. Nếu có phản hồi gì thì anh em cứ còm men bên dưới cho mình biết nhé 🙂

Bài viết gốc được đăng tải tại thinhnotes.com

Xem thêm:

• Top câu hỏi phỏng vấn vị trí Business Analyst mới nhất
• Để trở thành Data Analyst cần học gì? Học như thế nào?

Xem thêm công việc CNTT hấp dẫn trên TopDev

Bài viết được sự cho phép của tác giả Nguyễn Hoàng Phú Thịnh

Hế lôôôôô anh em. Hôm nay mình sẽ note về một đề tài khá “muôn thuở”. Đó là chuyện yêu cầu kinh nghiệm khi đi phỏng vấn làm Business Analyst.

Bài này mình muốn chia sẻ chủ yếu cho hai đối tượng.

• Một là những anh em còn đang ngồi giảng đường, mong muốn làm BA, nhưng đang lo lắng, bồn chồn. Không biết chưa có kinh nghiệm thì có ứng tuyển BA ổn không.
• Hai là những anh em đã đi làm, nhưng không phải làm BA. Giờ muốn chuyển sang làm BA, nhưng lại sợ kinh nghiệm không phù hợp.

Anh em nào không thuộc hai nhóm trên, vẫn có thể đọc tiếp. Vì đơn giản, đây là blog của mình nên mình thích nói gì thì nói thôi, hố hố.

Bài này mình chia sẻ cho anh em với tư cách: từng là một chàng sinh ziên đẹp chai thanh lịch zô địch khắp vũ trụ, chân ướt chân ráo mới ra trường ăn may sao được nhận vào làm BA.

Ngoài ra, hồi đại học mình cũng được làm một job BA internship. Và đặc biệt là mình cũng từng bị rớt phỏng vấn BA lúc mới ra trường. Do đó, mình rất hiểu những gì sinh viên có, và không có, để phù hợp với vị trí BA.

Bài này mình sẽ gom góp, sắp xếp lại mọi thứ theo góc nhìn của mình. Để từ đó, anh em có sự chuẩn bị tốt hơn khi ra trường, cũng như khi apply vị trí BA.

Okay, let’s goooooo!!!

1. Ý đồ thật sự của chữ “kinh nghiệm”

1.1. Công thức chung

Tất cả đều bắt đầu từ Job Description.

Nhà tuyển dụng viết JD không chỉ để anh em đọc vào rồi xem thử: à cái này tui đã từng làm chưa, à cái kia tui chưa làm bao giờ hết, hay cái này khó quá nên chắc không phù hợp.

Hổng phải zậy!!!

Nhà tuyển dụng viết JD là để anh em dòm vào đó, một cách cẩn thận. Rồi từ từ suy xét xem: Kinh nghiệm của mình có làm được những việc này hay không? Chứ hổng phải: Mình đã từng làm những việc này hay chưa?

Do đó, để làm BA (hoặc bất kỳ công việc nào khác), đầu tiên anh em phải hiểu công việc đó làm gì cái đã. Cái này đơn giản, bỏ qua.

Sau khi biết được công việc đó làm gì, anh em phải ngồi chiêm nghiệm lại các kinh nghiệm mình có. Sau đó, phân tích và mapping kinh nghiệm của mình vào công việc trong Job Description. Cuối cùng là rút ra kết luận, mình có thực sự phù hợp hay không. Vậy là ok!

Ngâm cứu Job Description >> Chiêm nghiệm >> Phân tích >> Kết luận

Sẽ không ai tuyển một thợ Nail đi làm BA, và cũng không ai tuyển một BA đi làm thợ Nail cả. Tuyển thợ điện đi làm thợ sửa ống nước, thợ sửa xe máy thì được. Chứ tuyển thợ điện đi làm kỹ sư cầu đường thì quả thật rất khó.

Giữa kinh nghiệm và yêu cầu công việc, nó phải có gì đó ăn nhậu với nhau. Chứ trớt quớt quá thì fail là cái chắc. Do đó, biết mình biết ta, trăm trận không thua. Khi đó anh em mới dám mạnh dạn tự tin mà đi phỏng vấn được.

1.2. Yêu cầu công việc của BA

Hiểu được điều cơ bản trên, anh em sẽ tự vạch ra cho mình những nước đi đúng đắn nhất từ thời sinh viên. Cái mình cần ở đây là kinh-nghiệm-liên-quan-tới-yêu-cầu-công-việc của BA.

Vậy đâu là yêu cầu công việc của BA?

…

TUYỂN DỤNG BUSINESS ANALYST

Mô tả công việc

• Thu thập yêu cầu từ khách hàng.
• Làm Gap Analysis
• Viết tài liệu dự án, đặc tả yêu cầu.
• Thiết kế UX/UI, database.
• Làm việc trực tiếp với SCRUM team.
• Thực hiện các buổi UAT, Training khách hàng.
• …

Yêu cầu

• Có tình yêu nghề… say đắm
• Có bằng tiến sỹ các ngành kinh doanh/ công nghệ.
• Thành thạo tiếng Anh, nói được tiếng Nhật và đọc được tài liệu tiếng Pháp.
• Có domain knowledge về ngành sản xuất, y tế, giáo dục, nhân sự, tài chính, ngân hàng,…nói chung là biết tuốt.
• Hiểu tường tận về blockchain là một lợi thế.
• Thuần thục Agile/ Scrum.
• Có khả năng multitask, như vừa lấy yêu cầu, vừa document ngay tại chỗ luôn.
• Yêu cầu năng suất làm việc cao, có thể làm việc liên tù tì từ 9 giờ sáng tới 9 giờ tối mà không lèm bèm, càm ràm gì hết.
• …

Đó, ví dụ về một Job Description. Mặc dù nghe giống tuyển siêu nhân hơn là tuyển BA. Nhưng không sao, anh em chỉ cần để ý tới phần mô tả công việc thôi.

Đó là những công việc mà một người BA sẽ làm. Do đó, mình cần phải build up những kinh nghiệm liên quan tới các đầu việc này. Phân tích một tí về các công việc đặc trưng của BA thì gồm 2 nhóm kỹ năng.

Kỹ năng mềm

1. Thu thập yêu cầu từ khách hàng ==> Kỹ năng giao tiếp, thuyết phục, thuyết trình, đặt câu hỏi, lắng nghe, thấu hiểu…
2. Viết tài liệu dự án ==> Kỹ năng và kiến thức về Word, Excel, Power Point, kỹ năng đánh máy, tối ưu công việc, làm sao cho nhanh, cho hiệu quả.
3. Làm việc với các stakeholders (khách hàng, Dev, PM, QA, QC…) ==> Kỹ năng làm việc nhóm, xử lý xung đột, kiểm soát cảm xúc, tư duy logic…
4. Lên kế hoạch công việc ==> Kỹ năng planning, time management.

Kỹ năng cứng

1. Viết tài liệu dự án ==> Kiến thức và thực hành về UML, BPMN và các loại document có trong dự án.
2. Hiểu nghiệp vụ ==> Hiểu các nghiệp vụ về Sales, Kế toán, Sản xuất, Marketing, Customer Service, Field Service, Supply Chain…
3. Domain Knowledge ==> Hiểu về đặc thù các ngành nghề như Banking, Finance, Insurance, Manufacture, Horeca (hotel-restaurant-cafe), Retail, Human Resource, Real Estate, Education…
4. Thiết kế database ==> Kiến thức và thực hành về database, hiểu về SQL…
5. Có kiến thức về công nghệ ==> Hiểu cách một application, web app hay mobile app hoạt động. Đối với làm triển khai thì hiểu công nghệ của các hãng (như Microsoft, SAP, Oracle…). Hoặc hiểu về các khái niệm như API, Web Service…
6. Thiết kế mockup, prototype ==> Kiến thức căn bản về UX/UI và thực hành trên các tool như Visio, Balsamiq Mockup, Axure…
7. Hiểu quy trình làm việc ==> Kiến thức về Agile/Scrum, Waterpark, à nhầm, Waterfall, hoặc các development management tool như TFS, GitHub, SVN, Jira…

Thường thì dưới phần Mô tả công việc, sẽ luôn có phần Yêu cầu kỹ năng/ kinh nghiệm cụ thể. Tuy nhiên theo mình thì anh em vẫn nên tự phân tích các đầu mục công việc này. Để xem mình có thực sự hiểu những gì người ta đang cần hay không.

Okay, vậy là coi như anh em đã hiểu được Job Description một cách cụ thể.

Tiếp theo, mình sẽ nói về những hành động cụ thể mà anh em có thể làm ngay, để đáp ứng được với các yêu cầu công việc này.

2. Your next step

Khi còn ngồi ghế giảng đường thì có khá nhiều con đường để anh em lựa chọn, cụ thể gồm 6 con đường cơ bản sau:

1. Tham gia các CLB trong trường
2. Tham gia các hoạt động tình nguyện
3. Đi làm thêm, đi làm “pặc-tham”
4. Xung phong thuyết trình
5. Học theo nhóm, làm đồ án, làm bài tập theo nhóm
6. Và cuối cùng là đi thực tập.

Mình chưa thấy ai thời đại học, không làm những việc trên (chí ít là một việc) mà ra trường kiếm được việc ngay cả.

Mình cực kỳ recommend anh em thời đại học nên quẩy những thứ trên. Tệ nhất cũng phải được 2/6 các mục trên. Thì khi đó, ra trường mới có thể tìm được việc ưng ý.

2.1. Chiêm nghiệm

Mình có thằng bạn, hồi năm nhất đại học nó toàn chơi game rồi ngủ. Sang năm hai thấy chán quá nên nó mới quyết định “try something new” bằng cách tham gia điên dại vào các CLB sinh viên trong trường lúc đó.

Mà các CLB này thì hoạt động phải nói là muôn màu phong phú. Từ tổ chức sự kiện, đến đi thiện nguyện, tham gia các cuộc thi, tổ chức training, bán hàng…, nói chung là tùm lum tùm la hết.

Còn trên lớp thì thằng này được cái rất chịu khó làm việc nhóm. Đối tượng thuyết trình chính luôn là nó. Không đẩy nó lên, thì cũng tự nó xung phong, nên anh em trong team đỡ vả lắm.

Ngoài ra, nó cũng chịu khó tham gia các cuộc thi, kiếm tiền đi phượt. Mà được cái nó biết chọn lọc, không phải cuộc thi nào cũng tham gia. Nó chỉ tham gia những cuộc thi liên quan đến ngành nó học thôi, may sao cũng ruồi ruồi được 1-2 giải nhỏ.

Nó cũng chịu khó tham gia mấy tổ chức lợi nhuận phi giáo dục, ủa lộn, mấy tổ chức giáo dục phi lợi nhuận.

Đi dạy mấy đứa nhỏ cấp 1 ở mấy trường dưới Bình Triệu. Nhờ đó mà kỹ năng chém gió của nó cũng lên được kha khá.

Mình để ý là thằng này cũng khá tốt trong việc giao cấu với bạn bè, đồng bọn mới. Kèo đá banh đá bóng gì là đều do nó cầm đầu hết.

2.2. Phân tích

Sơ bộ thì thằng bạn mình cũng có đủ các kỹ năng mềm để làm BA chứ hả anh em. Nhưng đó chỉ là một nửa câu chuyện. Nửa còn lại là kỹ năng cứng thì để mình ngó xem nó có gì ?

Vì thằng này là một thằng hay quan sát nên lâu lâu nó hay ba láp ba xàm về mấy thứ xung quanh nó. Như cái máy quẹt thẻ giữ xe nó hoạt động ra sao chẳng hạn.

Nó cũng chịu khó đọc sách. Mà sách nó đọc thì cũng nhiều loại, xàm cũng có, mà cực xàm cũng có.

Nói về chuyện thực tập thì nghe kể đâu nó apply tới tận mười mấy công ty. Mà có đúng 2-3 công ty gì đó là chịu nhận nó.

Chưa kể lúc thực tập về, nó còn làm khóa luận nữa. Hồi đó nghe nói nó làm đề tài về thiết kế hệ thống vận hành dữ liệu đầu vào gì đó cho công ty nghiên cứu thị trường.

Lăn lê bò trường với khóa luận khoảng hơn 3 tháng, nó cũng thu hoạch được khá nhiều vốn liếng. Từ kiến thức nền tảng chung về IT, đến các kiến thức về phân tích, thiết kế hệ thống thực tế.

Chưa kể vì nhiều lần đau thương với Microsoft Word nên nó cũng rút kinh nghiệm nhiều khi làm Word. Nó còn kể lúc thực tập, vì được làm Vlookup nhiều nên Excel nó tự tin lắm.

2.3. Kết luận

Cuối cùng, gom góp lại những gì nó từng trải, từng làm, ngồi chiêm nghiệm một hồi. Thấy kỹ năng mềm của nó quá hợp với BA đi chứ. Kỹ năng cứng là thứ nó không tự tin, nhưng đó là những gì nó có thể làm để chuẩn bị cho một buổi phỏng vấn BA. ==> Mức độ tự tin khoảng 85%.

Note một ý nhỏ với anh em, kỹ năng cứng với anh em sinh viên mới ra trường thực ra cũng không cần yêu cầu quá nhiều. Quan trọng nhất vẫn là thái độ và kỹ năng mềm của mình thôi. Vì hai cái đó sinh viên hoàn toàn có được, từ rèn được.

Còn về kỹ năng cứng thì đa phần là ở mức độ tự tìm hiểu. Rồi cố gắng ứng dụng được nhiều nhất có thể khi đi thực tập mà thôi 🙂

Thời buổi giờ có quá nhiều resource cho anh em ngâm cứu. Từ free tới tính phí. Quan trọng là anh em có chịu bỏ thời gian ra học hay không thôi.

Rảnh rảnh cứ lên Udemy, Pluralsight hoặc chỉ cần Youtube là có nhiều clip hay để học rồi. Hoặc nếu máu hơn thì cứ để dành một ít vốn liếng đi học khóa học BA. Cũng hết sảy con bà bảy.

Mẹo nhỏ đọc nghe hú hồn chơi

Muốn chuẩn bị kiến thức về nghiệp vụ, chỉ cần đăng ký TRIAL các hệ thống rồi vào vọc là ô kê.

Cách đăng ký cũng dễ ẹc, chỉ cần đọc hướng dẫn là trong vòng 3 nốt nhạc, anh em đã có ngay một hệ thống, tha hồ vào vọc.

Có các hãng nổi tiếng sau anh em có thể chọn (bấm vào các link sau rồi làm theo hướng dẫn)

• Microsoft Dynamics 365
• Salesforce
• Oracle
• SAP

Nói vòng vòng nãy giờ túm cái váy lại, là anh em phải làm.

Làm những thứ liên quan đến công việc BA như mình nói ở trên.

Làm MC, quá good

Làm quản trò, quá good

Làm gia sư, quá good

Làm tình nguyện viên, quá good

Làm sales, quá good

Làm biếng, quá bad, cái này thì là quá bad.

Những cái “bad” khác mà anh em có thể dễ dàng nhận ra như: làm biếng, làm biếng, hoặc làm biếng. Tức là làm gì cũng tốt, miễn có làm là được, nhưng đừng làm biếng.

Nhưng bên cạnh cái làm biếng, còn một cái làm khác, cũng “bad” không kém.

Đó là làm không liên quan.

Ví dụ làm bồi bàn quán ăn, quán cà phê. Cũng tốt thôi, nhưng thật sự nó không liên quan lắm đến những thứ mình có nói ở trên. Anh em có thể có kỹ năng giao tiếp, kỹ năng xử lý tình huống. Nhưng bù lại công việc chỉ gói gọn chừng đó, không mở rộng ra được. Mà không mở rộng, thì sẽ không tự phát triển lên được. Làm dưới 3 tháng thì ô kê, trên 3 tháng thì nên cân nhắc.

Sẽ có anh em hỏi: “Làm part time ở tiệm photocopy ổn không anh?” Cái này thì mình lại nghĩ là quá good đi chứ. Như anh sếp của mình, thời đi học cũng từng làm partime ở tiệm photocopy.

Nói về Word thì ổng trùm lắm. Nhắm mắt vẫn dùng phím tắt múa như thường. Heading, căn lề, font chữ, size chữ, theme, paragraph các kiểu làm rẹc rẹc.

Hồi đó làm document, mình cứ đinh ninh là ổn, đưa qua ảnh review một cái thì thôi rồi, y như rằng phải làm lại… bản mới.

3. Túm cái váy

Phải thử rồi mới biết.

Đừng ngại chuyện không có kinh nghiệm. Giờ không chỉ BA, mà các ngành nghề khác cũng vậy, cũng không quá yêu cầu kinh nghiệm như trước nữa.

Mà dù có yêu cầu kinh nghiệm nhiều thì anh em cũng chả việc gì phải ngại. Như mình chia sẻ ở trên, có kinh nghiệm liên quan đến công việc BA thì cứ tự tin, mạnh dạn mà phỏng vấn.

Quay lại trường hợp của mình: mình bị rớt phỏng vấn BA là vì mình chưa thể hiện được mức độ phù hợp của mình với công việc. Mình chưa thật sự show cho họ thấy được: “à, tui đã hiểu, đã sẵn sàng làm cái này, cái kia, làm công việc của một BA thật sự”.

Đó là lý do mà mình, và nhiều anh em khác bị rớt phỏng vấn, do cả hai (cả người phỏng vấn và người được phỏng vấn) chưa tìm được nhu cầu của nhau.

Đừng nghĩ làm BA là một công việc gì đó cần kinh nghiệm ghê gớm. Cứ mạnh mẽ, tự tin mà apply, phải manh động lên.

Sẽ không ai nghĩ một con voi biết bơi, cho đến khi người ta thấy nó dưới nước.

Hãy cho nhà tuyển dụng thấy những gì bạn đã làm. Hãy thuyết phục công ty chọn bạn làm BA. Và họ sẽ không hối hận khi thấy những gì bạn làm.

…hoặc ngược lại ?

That’s all! Hẹn gặp anh em ở những bài sau. Có gì cần trao đổi, chém gió thêm thì anh em cứ comment bên dưới nhé.

Mình mới gắn nút like cho blog. Anh em nào thấy thích bài này thì cứ like mạnh tay nhé ? See yaaaa!!!

Bài viết gốc được đăng tải tại thinhnotes.com

Xem thêm:

• Top câu hỏi phỏng vấn vị trí Business Analyst mới nhất
• Để trở thành Data Analyst cần học gì? Học như thế nào?

Xem thêm tuyển dụng IT hấp dẫn trên TopDev