Thư mời phỏng vấn là loại hồ sơ quan trọng được nhà tuyển dụng gửi đến các ứng viên sau quá trình dài chọn lọc CV. Sau khi cân nhắc và xét chọn dựa trên các tiêu chí đề ra, những thư mời phỏng vấn sẽ được thông báo cho các ứng viên tiềm năng nhất. Và không quá để nói rằng thư mời phỏng vấn là một trong những yếu tố đại diện bộ mặt của tổ chức/doanh nghiệp.
Nội dung của thư mời interview luôn là vấn đề được nhiều người quan tâm. Vậy hiểu thế nào là một thư mời phỏng vấn đúng chuẩn? Đâu là những điêm cần lưu ý khi viết thư mời phỏng vấn? Bí quyết nào giúp cho nhà tuyển dụng tạo ra các thư mời thật sự có hiệu quả. Cùng TopDev tìm hiểu thông qua bài viết sau.
Thư mời phỏng vấn là gì?
Thư mời phỏng vấn (hay còn gọi là Interview Invitation Email) là lá thư được gửi đến ứng viên sau vòng xét duyệt hồ sơ CV.
Mục đích chính là thông báo đến các ứng viên được chọn đi tiếp “thứ thách tuyển dụng” để trao đổi; khai thác thêm các vấn đề xoay quanh ứng viên.
Đây là loại thư mời quan trọng và được nhà tuyển dụng chú trọng. Thực tế cho thấy, có nhiều hình thức thông báo như gọi điện trực tiếp. Song, quá trình tuyển dụng cần tối ưu hóa và việc gửi thư mời qua email là cách thức hữu hiệu.
Với loại thư này, ứng viên có thể chấp nhận hoặc không; hoặc có thể linh động chọn khác. Phía nhân sự tuyển dụng bên công ty nếu biết cách thiết lập một email chuyên nghiệp với đầy đủ thông tin; văn phong thu hút sẽ tạo ra ấn tượng mạnh với các ứng viên.
Đó cũng chính là cơ sở giúp các tổ chức/doanh ghi điểm trong việc tạo dấu ấn; khiến tỉ lệ ứng viên apply các vị trí lên một mức đáng kể.
Tại sao thư mời phỏng vấn lại trở nên quan trọng?
Đơn giản vì thư mời phỏng vấn là lá thư mời gọi. Nó có giá trị tạo điểm nhấn và liệu ứng viên có phản hồi hay không cũng phụ thuộc một phần vào thư mời này. Thư mời giúp kết nối ứng viên, thông báo sự tiếp diễn trong một quá trình. Từ đó, dẫn đến vòng phỏng vấn cuối cùng sẽ hiệu quả và thành công hơn.
Để giúp mẫu thư mời interview hiệu qủa, người soạn cần phải quan tâm đến nội dung; các mong muốn cần được truyền tải một cách khoa học nhưng vẫn dễ hiểu. Đặc biệt, mẫu thư mời không quá dài dòng. Nó cần thỏa mãn các tiêu chí về tính ngắn gọn, súc tích.
Bố cục nội dung của một thư mời phỏng vấn chuẩn
Thư mời cần rõ ràng về nội dụng. Trình tự logic rất quan trọng đối với mẫu thư mời phỏng vấn. Hãy đảm bảo rằng checklist dưới đây các bạn đã xem và áp dụng một cách phù hợp:
1. Tiêu đề email trong thư mời phỏng vấn
Đảm bảo tính chính xác, đặc biệt khi bạn sử dụng template email cho sẵn. Mẫu template cần ở định dạng chuẩn. Đừng gửi sai email hoặc gửi nhầm. Đó là sai lầm thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp dẫn đến tổ chức sẽ bị mất điểm trong mắt các ứng viên.
Vd: THƯ MỜI PHỎNG VẤN
2. Chia sẻ lời cảm ơn ứng viên
Dù đây được xem là yếu tố formal nhưng nó cần phải có. Và bắt buộc phải có trong mỗi mẫu thư mời interview. Đặc biệt, nó lại là nội dung quan trọng trước khi dẫn đến các nội dung trọng tâm khác.
Hãy dành vài dóng đầu tiên để dành lời cảm ơn đối với ứng viên. Cảm ơn vì họ đã quan tâm đến công ty và dành sự đầu tư tâm sức cho vị trí ứng tuyển trong thời gian dài vừa qua.
Lời chia sẻ có thể kèm thông tin của người tới nhận phỏng vấn bao gồm: họ và tên, địa chỉ email, số điện thoại xác nhận…
3. Thông tin về cách thức phỏng vấn
Nếu phỏng vấn qua điện thoại hoặc Skype, bạn sẽ phải cung cấp trước cho ứng viên số điện thoại hoặc tài khoản Skype cho họ; hoặc phỏng vấn qua Google thì cần có mã,…
4. Thông tin về những người liên hệ và các lưu ý kèm xác nhận của công ty/doanh nghiệp
Đây là những phần nhỏ nhưng sẽ cho thấy sự kỹ lưỡng, tính chuyên nghiệp trong khâu tổ chức, quản lý và kiểm soát quá trình tuyển dụng dành cho ứng viên.
Ứng viên có thể bị lạc đường hoặc nhớ nhầm thời gian, bạn phải có những giải pháp back-up trước cho ứng viên.
5. Thông tin chính thức về công ty
Website, fanpage,… Đây được xem là các kênh giúp tăng mức độ nhận diện. Đồng thời, thông qua nguồn thông tin được chia sẻ, ứng viên có thể tìm hiểu cơ bản về các giá trị mà công ty đang định hướng. Đây cũng là một nước đi tốt giúp ứng viên tự tin hơn trong buổi phỏng vấn sắp tới.
Những lưu ý khi gửi mẫu thư mời phỏng vấn cho ứng viên
Để tạo ra những thuận lợi cho quá trình phỏng vấn, TopDev gửi đên bạn đọc những tips sau đây. Cần thật sự lưu tâm vì đây đều là những lưu ý quan trọng.
– Thời gian cần đảm bảo tính khả thi: Thời gian hiệu quả nhất được tính từ lúc gửi thư mới đến thời điểm diễn ra phỏng vấn là khoảng 5 – 7 ngày. Điều này đảm bảo giải quyết các rủi ro có thể xảy ra. Ví dụ như nhiều ứng viên nhảy việc, họ cần một khoảng thời gian để sắp xếp xin nghỉ và tham gia phỏng vấn.
– Phần trọng tâm nội dung ban đầu cần phải nhắc đến ứng viên. Không đi quá xa vào các khía cạnh khai thác thông tin khác.
– Nên nhắc lại vị trí ứng tuyển. Điều này giúp tạo lại ấn tượng về vị trí ứng tuyển của ứng viên. Vì thực tế, ứng viên có thể đã gửi đơn apply rất nhiều nơi tuyển dụng khác nhau.
– Các thông tin về thời gian, địa điểm, cách thức phỏng vấn đều phải rõ ràng, cụ thể tránh mơ hồ khiến ứng viên thiếu hụt thông tin và dẫn đến hoang mang..
– Kiểm tra lỗi chính tả, văn phong trong email trước khi gửi mẫu thư mời cho ứng viên trước khi gửi.
– Phía tuyển dụng của tổ chức/doanh nghiệp cần gọi điện thoại để thông báo cho ứng viên sau khi gửi thư mời tham dự phỏng vấn. 2-6 giờ sau khi gửi email thông báo, bạn có thể gọi để nhắc các ứng viên lần 1.
Mẫu thư mời phỏng vấn đẹp nhất
Mỗi mẫu thư mời đều phải được xây dựng trên một trình tự nội dung chuẩn. Ngoài ra, hình thức của mỗi thư mời cũng đặc biệt quan trọng. Tương tự như bất kỳ loại văn bản nào: sơ yếu lý lịch cho IT, đơn xin nghỉ việc,… thư mời phỏng vấn cũng được xem xét là loại thư mời cần thiết cho quy trình tuyển dụng.
Nó không đơn thuần là một bản thông báo có hiệu lực ngắn hạn được đính kèm trong email. Nó có ý nghĩa quan trọng đối với quy trình tuyển dụng. Nhờ có thư mời phỏng vấn, ứng viên có thể đánh giá sơ bộ tổ chức/doanh nghiệp của mình như thế nào.
Cùng TopDev điểm qua một số mẫu thư mời chuẩn nhất sau đây:
Lời kết
Thư mời phỏng vấn là một trong những loại văn bản quan trọng. Ít người chú trọng đến nó những khi phân tích kỹ, thư mời interview có lại yếu tố chi phối đến mức độ ứng viên đồng ý tham gia buổi phỏng vấn cuối cùng. TopDev hi vọng với những chia sẻ, mọi người sẽ hiểu được tầm quan trọng của thư mời interview. Đồng thời, biết cách viết thư mời sao cho hiệu quả, hấp dẫn ứng viên; tạo ra sự kết nối tốt nhất đến với những ứng viên tiềm năng nhất.
Có thể bạn quan tâm:
- Tuyển tập “cheatsheet” bộ câu hỏi cho anh em developer trước buổi phỏng vấn
- Phỏng vấn hành vi (Behavioral-Based Interview)
- STAR – Bí quyết chinh phục mọi mục tiêu phỏng vấn
Xem thêm việc làm it lương cao hàng đầu tại TopDev
