1. Khảo sát & phân tích hiện trạng
- Khảo sát quy trình nghiệp vụ tại các bộ phận (Kế toán, Kho, Sản xuất, Kinh doanh, HCNS…).
- Phân tích điểm mạnh – yếu của các phần mềm đang sử dụng, xác định nhu cầu số hóa.
- Xây dựng tài liệu yêu cầu nghiệp vụ (BRD), sơ đồ quy trình (BPMN) và đề xuất phương án phần mềm phù hợp.
2. Lập kế hoạch & triển khai phần mềm
- Lập kế hoạch tổng thể: phạm vi, tiến độ, chi phí, nguồn lực tham gia.
- Phối hợp với nhà cung cấp phần mềm hoặc đội nội bộ để cấu hình, kiểm thử, nghiệm thu và đưa vào vận hành.
- Xây dựng tài liệu hướng dẫn, tổ chức đào tạo và hỗ trợ người dùng trong quá trình sử dụng.
3. Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp (NCC)
- Khảo sát, tìm kiếm và sàng lọc NCC phù hợp (ERP, HRM, CRM, WMS, phần mềm nội bộ...).
- Tổ chức RFI/RFP/RFQ: soạn yêu cầu nghiệp vụ, nhận đề xuất, so sánh kỹ thuật – tài chính.
- Đánh giá và trình chọn NCC:
- Lập ma trận chấm điểm (nghiệp vụ, tích hợp, năng lực, TCO, SLA, bảo mật…).
- Tổ chức demo / PoC (Pilot) để kiểm chứng năng lực nhà cung cấp.
- Đề xuất shortlist và phối hợp bộ phận Thu mua – Pháp chế – Kế toán trong thương thảo, ký kết hợp đồng.
- Theo dõi việc thực hiện hợp đồng, cam kết SLA và tiến độ triển khai của NCC.
4. Quản lý & cải tiến vận hành
- Theo dõi hiệu quả sau triển khai, ghi nhận phản hồi người dùng, đánh giá ROI.
- Đề xuất cải tiến quy trình hoặc mở rộng thêm module phần mềm.
- Quản lý cơ sở dữ liệu, bảo đảm tính chính xác, bảo mật và liên thông giữa các hệ thống.
- Xây dựng các báo cáo điều hành (Dashboard / Power BI) cho Ban lãnh đạo.
5. Báo cáo và phối hợp
- Báo cáo tiến độ định kỳ cho Ban Giám đốc.
- Phối hợp với các phòng ban trong việc chuẩn hóa quy trình, dữ liệu và đào tạo sử dụng hệ thống.
QUYỀN HẠN
- Được phép phát hành RFI/RFP, yêu cầu NCC ký NDA và tổ chức demo/PoC.
- Được đề xuất, đánh giá và trình duyệt lựa chọn NCC phù hợp.
- Được điều phối nhân sự các phòng ban khi triển khai dự án.
- Được quyền tham mưu cho Ban Giám đốc về định hướng công nghệ, chi phí và lộ trình chuyển đổi số.
