Đảm bảo tốt các công tác văn thư lưu trữ và hành chính văn phòng tại sảnh tiếp khách của Công ty.
Đảm bảo việc quản lý tài sản, công cụ dụng cụ theo quy định về quản lý tài sản do Công ty ban hành và báo cáo định kỳ cho TP HC-NS/ BTGĐ Công ty.
Đảm bảo việc mua sắm, trang bị tài sản, công cụ dụng cụ, văn phòng phẩm theo quy trình mua hàng, quy định về cấp phát văn phòng phẩm của Công ty.
Thực hiện công tác hậu cần và thực hiện một số công việc khác theo yêu cầu/chỉ đạo của TP HC-NS/BTGĐ Công ty.
Thực hiện việc quản lý, tối ưu hóa chi phí Hành chính đã được BTGĐ phê duyệt.
1
Your role & responsibilities
1. CÔNG TÁC LỄ TÂN
Quản lý và lưu trữ hệ thống văn bản của Công ty đã ban hành: nội quy, quy chế, quy trình, quy định, quyết định, tờ trình, thông báo, các biễu mẫu…một cách khoa học;
Tiếp nhận các loại công văn đi, công văn đến và ghi vào sổ công văn. Phân loại và chuyền công văn, giấy tờ đến các bộ phận liên quan. Khi chuyển giao công văn, giấy tờ, phải yêu cầu người nhận ký vào sổ công văn;
Lập lịch đặt phòng họp của các bộ phận, cá nhân có nhu cầu, kiểm tra dụng cụ phòng họp;
Trực lễ tân, nghe điện thoại và tiếp đón khách đến Công ty;
Cho ứng viên điền thông tin vào biểu mẫu đăng ký dự tuyển;
Theo dõi công việc gửi EMS;
Kiểm tra và theo dõi việc tiêu hao nhiên liệu xăng xe của tài xế;
Đánh máy, photocoppy, bảo quản các văn bản, công văn giấy tờ thuộc phần việc được giao;
Quản lý sảnh tiếp khách luôn ngăn nấp, sạch sẽ, đảm bảo đủ ánh sáng và độ lạnh (nếu có phòng có máy lạnh) phục vụ nước uống cho công tác tiếp khách hàng tại Công ty.
2. CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH
Quản lý công tác mua sắm, trang bị tài sản, công cụ dụng cụ, văn phòng phẩm… phục vụ cho mọi hoạt động trong toàn Công ty. Định kỳ kiểm kê tài sản, tiến hành phân loại, sửa chữa, thanh lý và mua mới theo các quy định, quy trình Công ty đã ban hành. Phối hợp với nhân viên IT, nhân viên bảo trì quản lý tốt tài sản của Công ty.
Theo dõi, tổng hợp, thực hiện thủ tục thanh toán các chi phí hành chính: điện, điện thoại, nước, internet, chuyển phát nhanh, taxi, vệ sinh, thang máy…;
Theo dõi, tổng hợp, quản lý, đặt mua và cấp phát logo, đồng phục, thẻ tên, name card…;
Quản lý văn phòng phẩm của Công ty: nhận các đề xuất văn phòng phẩm, lập đề xuất mua văn phòng phẩm, cấp phát văn phòng phẩm theo yêu cầu, hàng tháng rà soát lại số lượng văn phòng phẩm tồn kho;
Quản lý thực hiện hợp đồng giữ xe, theo dõi số lượng xe gửi hàng tháng, theo dõi thời hạn hợp đồng;
Tổ chức các buổi tiệc, liên hoan, hội nghị…của Công ty;
Tuân thủ quy chế, nội quy, quy định, quy trình của công ty, đoàn kết, chia sẽ, hòa đồng với các thành viện trong bộ phận, tham gia đầy đủ các hoạt động, phong trào, chương trình, các khóa học, huấn luyện, đào tạo từ công ty tổ chức.
Truyền tải, quảng bá hình ảnh, thương hiệu công ty liên quan đến hoạt động nội bộ, sự kiện bán hàng, họp báo…trên các phương tiện truyền thông, facebook, mạng xã hội… một cách chuyên nghiệp và chủ động. Cá nhân phải luôn gương mẫu, tuân thủ đạo đức nghề nghiệp, uy tín, trung thực và không ngừng học hỏi phát triển kỹ năng chuyên môn cho bản thân.
Khi không còn là nhân viên của công ty thì mọi thông tin lên quan đến tài sản, hình ảnh, thương hiệu phải được bàn giao lại hoặc tháo bỏ, không được phép sử dụng như: chữ ký email, facebook, mạng xã hội, các công cụ dụng cụ làm việc khác….;
C. CÔNG VIỆC KHÁC
Thực hiện các công việc khác do Cấp trên giao phó (Tp HCNS; Ban Tổng Giám đốc)
2
Your skills & qualifications
1. TRÌNH ĐỘ, KIẾN THỨC
Trình độ chuyên ngành
Tốt nghiệp chuyên ngành nhân sự, Quản trị nhân sự, Quản lý lao động, Kinh tế, Luật hoặc các chuyên ngành có liên quan khác.
Kiến thức liên quan
Am hiểu kiến thức kinh tế, xã hội chung và các kiến thức liên quan đến hoạt động kinh doanh của Công ty.
Nắm vững kiến thức Luật lao động, Luật BHXH, Luật thuế liên quan.
Kiến thức về Quản trị nhân sự.
Kiến thức về chuyên môn tuyển dụng và đào tạo
2. KỸ NĂNG
Ngoại ngữ: Sử dụng Anh ngữ ở mức độ khá trong giao tiếp, đọc hiểu các tài liệu chuyên ngành.
Tin học: Sử dụng tốt Microsoft Office
Kỹ năng chuyên môn
Lập kế hoạch và thực thi.
Quản lý thời gian.
Thương lượng và đàm phán.
Kỹ năng mềm
Giao tiếp, thuyết phục.
Làm việc nhóm.
Xử lý tình huống.
3. THÁI ĐỘ
Năng động.
Sáng tạo.
Bảo mật.
Trung thực.
Nhạy bén.
Khéo léo.
Cẩn thận.
4. YÊU CẦU CHUNG
Kinh nghiệm công tác: Tối thiểu 01 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí nhân sự cho các Công ty với số lượng 200 nhân viên trở lên.
Ngoại hình/ Tác phong: Dễ nhìn, chuyên nghiệp, thân thiện.
