Cộng Tác Viên Hành Chính – Lưu Trữ Hồ Sơ

1. Sắp xếp hồ sơ:

• Đóng hồ sơ vào thùng để đơn vị vận chuyển chuyển từ Chủ đầu tư về văn phòng.
• Sắp xếp, phân loại hồ sơ theo thứ tự: loại văn bản, số hiệu, ngày – tháng – năm… theo sự phân công của trưởng nhóm.
• Gỡ ghim đối với một số tài liệu cần thiết để xử lý lưu trữ.

2. Chỉnh lý:

• Kiểm tra thông tin, số lượng văn bản trong từng bộ hồ sơ.
• Ghi chú các vấn đề phát sinh để trao đổi lại với Chủ đầu tư.
• Sắp xếp, phân loại văn bản theo đúng yêu cầu.
• Đánh số thứ tự văn bản.
• Đóng gói văn bản vào hộp lưu trữ theo thứ tự đã đánh số.
• Tạo danh mục hồ sơ tương ứng với văn bản đã xử lý.

3. Scan:

• Thực hiện scan dữ liệu theo danh sách và chỉ dẫn cụ thể.

4. Nhập liệu:

• Nhập thông tin văn bản vào các trường dữ liệu theo chuẩn của Chủ đầu tư.
• Rà soát, kiểm tra dữ liệu đã nhập để đảm bảo độ chính xác, hạn chế sai sót.