I. Tìm kiếm khách hàng tiềm năng

Đăng, up tin về các dịch vụ của Công ty trên các website về chuyên ngành kho bãi như: alonhadat.com.vn, batdongsan.com, olo.vn, muaban.net, raovat.net, nhaxuong.vn,…
Tham gia các diễn đàn, hội nhóm về Logistics, hội kho xưởng, xuất/nhập khẩu…. giới thiệu về dịch vụ công ty
Chủ động tìm kiếm công cụ, phương pháp tìm kiếm khách hàng tiềm năng hiệu quả

II. Nắm rõ về dịch vụ công ty, giới thiệu, tư vấn và thuyết phục khách hàng sử dụng dịch vụ

Hiểu rõ về dịch vụ, giá, ưu nhược điểm của dịch vụ công ty và của đối thủ cạnh tranh.
Nắm rõ các quy trình tiếp nhận khách hàng, quy trình xuất/nhập hàng, quy trình nhận và giải quyết khiếu nại để tư vấn khách hàng
Cập nhật kiến thức về ngành Logistics, nâng cao kỹ năng tư vấn khách hàng qua việc, đọc các sách báo về kinh doanh và tiếp thị.
Tiếp nhận thông tin khách hàng từ các bộ phận: CSKH, Marketing,.. Tư vấn, giải đáp thắc mắc của khách hàng về các dịch vụ của công ty..
Cập nhật thông tin sau khi đã làm việc vào Phiếu thông tin khách hàng và cập nhật vào file dữ liệu Phòng Kinh doanh.
Căn cứ trên thông tin khách hàng cung cấp, chủ động tương tác làm việc với các bộ phận liên quan để có thông tin báo giá kịp thời cho khách hàng.
Lập báo giá và gửi cho khách hàng sau khi được Quản lý phê duyệt. Tư vấn hỗ trợ về báo giá sau khi đã gửi.
Báo cáo và đề xuất phương án cho cấp trên kịp thời những phản hồi của khách hàng về báo giá.
Chủ động bám đuổi khách hàng mục tiêu

III. Lập kế hoạch tiếp xúc với khách hàng khách hàng tiềm năng

Lên kế hoạch rõ ràng, thời gian cụ thể về lịch gặp mặt khách hàng tại văn phòng khách, khảo sát kho hàng của khách… hoặc nơi khách theo yêu cầu của khách hàng.
Trường hợp khách tham quan kho: Trao đổi với Kho để chuẩn bị kho bãi đón tiếp khách tham quan (Tuyệt đối không tiết lộ thông tin công ty, thông tin liên hệ của khách hàng)
Thông báo đến các bộ phận, nhân sự cần hỗ trợ, để sắp xếp đi cùng để tư vấn khách.
Chuẩn bị giấy tờ, hồ sơ cần thiết để gặp gỡ khách hàng: Profile, bảng giá, Hợp đồng mẫu…
Sắp xếp phương tiện đưa rước khách, chuẩn bị phòng họp (nếu gặp tại văn phòng Nhất Việt)
Tiếp xúc với khách hàng, ghi nhận các thông tin phản hồi của khách hàng đầy đủ và chính xác.
Báo cáo nội dung tiếp xúc khách hàng kịp thời cho quản lý trực tiếp và đưa ra đề xuất về phương hướng xử lý.

IV. Thỏa thuận thực hiện Hợp đồng dịch vụ:

Đại diện công ty trao đổi thỏa thuận với khách hàng về giá cả, cam kết dịch vụ
Lên dự thảo hợp đồng và gửi cho khách hàng, gửi các hồ sơ cần thiết: PCCC, Môi trường, bản vẽ… theo yêu cầu khách hàng
Trực tiếp thực hiện soạn thảo Hợp đồng, đàm phán, thương lượng các nội dung trong hợp đồng với Khách hàng, chủ động xin ý kiến cấp trên về các điều khoản khách thương lượng và hoàn thành thủ tục ký kết hợp đồng.
Đốc thúc thực hiện hợp đồng sau khi đã ký kết, bao gồm các thủ tục giao hàng, xuất hoá đơn lần đầu cho khách.
Bàn giao đầy đủ thông tin liên hệ, Hợp đồng, phụ lục, Phiếu thông tin khách hàng, cho các bộ phận liên quan
Lập file theo dõi thông tin khách hàng đã ký hợp đồng: thông tin liên hệ, cọc…

V. Phối hợp với các bộ phận liên quan chuẩn bị công tác tiếp nhận khách hàng mới

Sau khi chốt xong Hợp đồng với khách hàng chủ động làm việc với các bộ phận liên quan để chuẩn bị tốt nhất cho công tác tiếp nhận khách hàng được diễn ra thuận lợi:

Lưu ý: Tất cả thông tin của khách hàng về tên công ty, thông tin liên hệ sẽ tuyệt đối bảo mật cho đến khi hàng hóa hoàn thành nhập kho.

Phối hợp với kho: Thông tin với kho về diện tích, các yêu cầu của khách hàng, để chuẩn bị kho, công dụng cụ và nhân công xếp dỡ, làm hàng cho khách
Phối hợp với Bộ phận xếp dỡ: Trường hợp xuất/nhập hàng quá tải cần thông báo chi tiết về quy cách hàng, số lượng cụ thể để chuẩn bị phương tiện
Phối hợp với BP.Điều phối: Ngay khi hàng hóa về đến kho, chuyển thông tin Lệnh nhập hàng cho Bp.Điều phối để làm Lệnh nhập cho khách hàng.

VI. Xử lý các vấn đề liên quan cho tới khi hàng hóa nhập kho lần đầu

Hướng dẫn khách hàng làm thủ tục nhập hàng: Lệnh nhập kho, thông tin liên hệ gửi Lệnh nhập hàng
Theo sát tiến độ nhập hàng của khách, đảm bảo hàng hóa nhập kho đúng tiến độ, quá trình nhập hàng được diễn ra nhanh chóng, thuận lợi.
Nhận và xử lý kịp thời các khiếu nại của khách hàng về chất lượng dịch vụ, hỗ trợ khách hàng đồng hành với khách hàng trong quá trình cung cấp dịch vụ.
Giải quyết các khiếu nại của khách hàng nhanh chóng, kịp thời.
Xử lý các vấn đề phát sinh ngoài Hợp đồng: chi phí, diện tích… Lập bổ sung các hồ sơ cần thiết: Phụ lục Hợp đồng, cam kết… xác nhận với khách hàng và phản hồi cho BP.Kho

VII. Phối hợp với P.Kế toán:

Thu hồi cọc, đôn thúc xuất hóa đơn thu tiền thanh toán trước của các khách hàng ngắn hạn, nhanh chóng và kịp thời theo hợp đồng đã ký
Trao đổi thông về cách tính phí đối với 1 số trường hợp đặc biệt

VIII. Lập các kế hoạch/ Báo cáo

Lập và gửi kế hoạch/báo cáo đúng hạn
Lập kế hoạch công tác tuần, tháng trình trưởng Bộ phận. Thực hiện theo kế hoạch được duyệt.

IX. Lưu trữ hồ sơ theo quy định

Lưu trữ hồ sơ cả file mềm và file gốc
Đảm bảo lưu đầy đủ, dễ tìm kiếm và không hư/ rách…

X. Các công việc khác theo chỉ đạo của cấp trên trực tiếp

QUYỀN HẠN & TRÁCH NHIỆM

Phạm vi quyền hạn trong quá trình thực hiện công việc
- Làm việc trực tiếp với các bộ phận, khách hàng, đối tác liên quan đến công việc ... Có quyền thực hiện công việc nhằm đảm bảo hiệu quả công việc được phân công dưới sự chỉ đạo của Cấp trên trực tiếp.
- Có quyền phối hợp với các nhân viên trong bộ phận, các phòng ban khác giải quyết các công việc có liên quan đến các bộ phận
- Nhận thông tin và báo cáo trực tiếp cho cấp trên trực tiếp. Chủ động, linh hoạt trong cách thức báo cáo, chính xác về số liệu, kịp thời theo yêu cầu.
- Đề xuất phương án thực hiện hợp đồng với khách hàng, đế xuất các phương án tiếp cận khách hàng hiệu quả.
- Đề xuất các chính sách bán hàng, chương trình hậu mãi
Phạm vi quyền hạn tài chính hoặc phạm vi quyền hạn khác:
- Sử dụng ngân sách của Phòng ban theo quy định ngân sách đã phê duyệt Theo quy định hoặc ngân sách đã phê duyệt.