Hành chính lễ tân

Hành chính – Vận hành: Chiếm 90%

• Thực hiện các công việc văn phòng: soạn thảo văn bản, in ấn, scan, photo tài liệu.
• Mua sắm quản lý và cấp phát văn phòng phẩm, áo đồng phục, thẻ nhân viên, công cụ dụng cụ, tài sản công ty và đồ dùng sự kiện theo yêu cầu.
• Tham gia hậu cần tổ chức các sự kiện của công ty theo yêu cầu và trực hỗ trợ các sự kiện, trực hỗ trợ khách thuê không gian.
• Quản lý thư từ, bưu phẩm đến và đi.
• Theo dõi và kiểm tra công tác vệ sinh văn phòng, làm việc với lao công tòa nhà.
• Làm việc với BQL tòa nhà (công tác hành chính, bảo đảm an ninh, đăng ký làm thêm giờ).
• Quản lý đăng ký hoặc hủy và theo dõi tình hình thẻ xe nhân viên.
• Theo dõi và làm đề nghị thanh toán các chi phí văn phòng (điện nước, internet, điện thoại, nước uống,…). Đồng thời tạm ứng, hoàn ứng các chi phí mua sắm khác.
• Theo dõi, kiểm tra và báo cáo định kỳ công tác an ninh, an toàn, sử dụng điện văn phòng và tình hình thực hiện nội quy vệ sinh chung của CBNV.
• Hỗ trợ công tác chuẩn bị tổ chức các buổi đào tạo nội bộ, team building, sinh nhật nhân viên,…
• Tìm kiếm NCC, so sánh và lấy báo giá, lập bảng dự trù kinh phí cho các hạng mục, sự kiện cần mua sắm theo quy trình.
• Quản lý trang thiết bị, tài sản, công cụ dụng cụ chung và kiểm kê hằng quý báo cáo tình hình thiếu đủ.
• Điều phối và hướng dẫn công việc cho CTV sự kiện/ bốc xếp & CTV vệ sinh thuê ngoài thực hiện công việc theo sự kiện phát sinh.
• Quản lý NCC, hợp đồng dịch vụ, đánh giá NCC định kỳ (NCC HR + Vận hành không gian).
• Lập báo cáo công việc hằng tuần theo mẫu HR.
• Hỗ trợ các phòng ban khác trong phạm vi trách nhiệm, khả năng cho phép và yêu cầu của quản lý.
• Hỗ trợ cải tiến quy trình trải nghiệm nhân viên, công tác truyền thông nội bộ và vận hành nội bộ, quản trị rủi ro vận hành VP theo yêu cầu quản lý.
• Sắp xếp tài liệu online trên hệ thống Lark và hồ sơ giấy được lưu trữ đúng quy định, có hệ thống.
• Thực hiện các công việc hành chính phát sinh khác theo yêu cầu của quản lý.
• Hỗ trợ thêm mảng tư vấn và làm hợp đồng không gian văn phòng cho thuê (có thêm % hoa hồng ngoài thu nhập chính).

Hỗ trợ Lễ tân: Chiếm 10%

• Đón tiếp và theo dõi khách ra vào công ty.
• Hướng dẫn khách đến đúng bộ phận cần gặp.
• Trả lời điện thoại, tiếp nhận và chuyển cuộc đến các bộ phận liên quan.
• Sắp xếp và quản lý booking phòng họp.
• Hỗ trợ check – in, hướng dẫn khách thuê không gian (nếu có).
• Theo dõi tình hình sử dụng, đặt nước uống bình và chai.