Lập kế hoạch và thực hiện công tác cung ứng:
- + Nhận yêu cầu mua sắm vật tư, thiết bị từ các bộ phận liên quan (Dự án, Kế hoạch, Kỹ thuật, Kho,…).
- + Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp theo tiêu chí về chất lượng, giá cả và tiến độ.
- + Đàm phán giá cả, điều khoản hợp đồng với nhà cung cấp để đảm bảo lợi ích tốt nhất cho công ty.
- + Lập kế hoạch cung ứng vật tư, thiết bị theo tiến độ dự án.
Quản lý đơn hàng và theo dõi tiến độ cung ứng:
- + Soạn thảo hợp đồng, đơn đặt hàng và theo dõi tiến độ giao hàng.
- + Phối hợp với nhà cung cấp, đơn vị vận chuyển để đảm bảo vật tư, thiết bị được cung cấp đúng tiến độ và chất lượng.
- + Xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình cung ứng (giao hàng chậm, hàng không đúng yêu cầu,…).
- Kiểm soát chất lượng và chi phí:
- Phối hợp với bộ phận kỹ thuật, kho để kiểm tra chất lượng vật tư, thiết bị đầu vào.
- Theo dõi và kiểm soát chi phí mua sắm, tối ưu ngân sách cung ứng.
- Quản lý hồ sơ, chứng từ liên quan đến mua sắm vật tư, thiết bị.
Xây dựng và quản lý danh sách nhà cung cấp:
- Thiết lập và duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp chiến lược.
- Cập nhật thông tin về giá cả, năng lực cung ứng của các nhà cung cấp để đề xuất phương án mua hàng tối ưu.
- Định kỳ đánh giá chất lượng dịch vụ của nhà cung cấp.
Phối hợp với các bộ phận liên quan:
- Phối hợp với phòng Kế toán để theo dõi công nợ và thanh toán cho nhà cung cấp.
- Hỗ trợ bộ phận kho trong việc kiểm soát tồn kho và luân chuyển vật tư hợp lý.
- Báo cáo tình hình cung ứng vật tư định kỳ hoặc theo yêu cầu của cấp trên.