1. Quản lý hành chính văn phòng 

• Quản lý và theo dõi tài sản, trang thiết bị văn phòng (laptop, điện thoại test, máy in, văn phòng phẩm...). 
• Thực hiện mua sắm vật tư, văn phòng phẩm theo nhu cầu của các phòng ban. 
• Quản lý hợp đồng dịch vụ văn phòng (internet, điện nước, thuê văn phòng, thiết bị...). 
• Theo dõi và xử lý chi phí hành chính. 

 

2. Hỗ trợ vận hành nội bộ 

• Hỗ trợ tổ chức các cuộc họp, sự kiện nội bộ, workshop của công ty 
• Chuẩn bị phòng họp, tài liệu, thiết bị phục vụ cuộc họp. 
• Hỗ trợ onboarding nhân viên mới (chuẩn bị thiết bị, bàn làm việc, tài khoản cơ bản). 

 

3. Quản lý hồ sơ và tài liệu 

• Quản lý và lưu trữ hồ sơ hành chính, hợp đồng, tài liệu nội bộ. 
• Hỗ trợ soạn thảo các văn bản hành chính. 
• Thực hiện các nhiệm vụ hỗ trợ khác theo chỉ đạo của Quản lý Dự án để tối ưu hóa hiệu quả công việc. 

 

4. Hỗ trợ nhân sự và các phòng ban 

• Hỗ trợ đặt lịch phỏng vấn, sắp xếp phòng phỏng vấn. 
• Hỗ trợ tổ chức sự kiện nhân sự (sinh nhật, team building, internal event). 
• Phối hợp với các phòng ban để đảm bảo vận hành văn phòng hiệu quả. 

Kiến thức

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học các ngành liên quan đến Quản trị Kinh doanh, Quản lý Dự án, Thư ký hoặc các lĩnh vực tương đương. 
• Hiểu biết cơ bản về các phương pháp quản lý dự án (Agile, Scrum, Waterfall) và các giai đoạn trong vòng đời dự án. 
• Thành thạo các công cụ văn phòng (Microsoft Office Suite: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Google Workspace) . 
• Đam mê với công việc hỗ trợ, tổ chức và tối ưu hóa quy trình dự án. 

 

Kinh nghiệm 

• Tối thiểu 1-2 năm kinh nghiệm ở vị trí Admin / Office Admin ,Trợ lý Dự án, Trợ lý Cá nhân, Thư ký hoặc các vai trò hành chính tương tự. 
• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong môi trường công nghệ, Fintech, hoặc các ngành có nhịp độ nhanh như sàn giao dịch tiền mã hóa. 
• Kinh nghiệm hỗ trợ quản lý lịch trình, chuẩn bị tài liệu và điều phối công việc cho các dự án phức tạp. 

 

Kỹ năng 

• Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian xuất sắc, có khả năng ưu tiên công việc và xử lý đa nhiệm hiệu quả. 
• Kỹ năng giao tiếp (nói và viết) rõ ràng, chuyên nghiệp, có khả năng làm việc với nhiều bên liên quan. 
• Thành thạo tiếng Anh (4 kỹ năng) là một lợi thế lớn, đặc biệt khi làm việc trong các dự án có yếu tố quốc tế. 
• Kỹ năng giải quyết vấn đề linh hoạt, chủ động và tư duy logic. 
• Tỉ mỉ, cẩn thận, trung thực và có tinh thần trách nhiệm cao, đặc biệt trong việc bảo mật thông tin dự án. 
• Khả năng làm việc độc lập và chịu được áp lực công việc.