Admin Văn Phòng Đại Diện

1. Tổng hợp – Văn thư – Báo cáo

• Thu thập và tổng hợp kế hoạch, báo cáo công việc từ các bộ phận.
• Quản lý biểu mẫu nội bộ, công văn đi – đến, lưu trữ văn bản hành chính.
• Tổng hợp đề xuất, tờ trình, bảng kê chi phí định kỳ hoặc đột xuất.

2. Hành chính – Nhân sự

• Theo dõi chấm công, nghỉ phép, kỷ luật và biến động nhân sự tại VPĐD.
• Hỗ trợ công tác tuyển dụng, làm hợp đồng, quyết định, tiếp nhận nhân sự mới.
• Soạn thảo và lưu trữ hồ sơ nhân sự, phối hợp tổ chức đào tạo nội bộ (nếu có).

3. Tài chính – Kế toán nội bộ

• Theo dõi kế hoạch ngân sách chi phí hoạt động của VPĐD.
• Tổng hợp các đề nghị tạm ứng, thanh toán, quyết toán đúng biểu mẫu và thời hạn.
• Kiểm tra hóa đơn, bảng kê và đối chiếu với kế toán Tổng công ty.

4. Chi phí Marketing địa phương

• Tiếp nhận, tổng hợp kế hoạch chi phí MKT từ các hoạt động hội thảo, vật phẩm, truyền thông,...
• Theo dõi giải ngân, quyết toán và đánh giá hiệu quả từng hoạt động.
• Cập nhật bảng theo dõi ngân sách: kế hoạch – thực chi – còn lại – % sử dụng.

5. Quản lý tài sản – Đề nghị mua sắm

• Quản lý danh mục tài sản, công cụ – dụng cụ tại VPĐD.
• Theo dõi tình trạng sử dụng, điều chuyển, sửa chữa, thanh lý.
• Tổng hợp nhu cầu mua sắm từ các bộ phận, lập đề xuất và phối hợp nghiệm thu, bàn giao.

6. Hỗ trợ điều phối – giám sát VPĐD

• Cập nhật lịch công tác các bộ phận, điều phối thông tin nội bộ.
• Nhắc việc, theo dõi tiến độ thực hiện kế hoạch/đề xuất đã phê duyệt.
• Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ, dữ liệu phục vụ cho kiểm tra nội bộ và bên ngoài.