Quản lý giấy tờ, hợp đồng và tài liệu bán hàng

• Soạn thảo, rà soát và hoàn thiện hồ sơ, hợp đồng, phụ lục, báo giá, đề xuất theo mẫu và quy định của công ty.
• Phối hợp với các bộ phận liên quan (Pháp chế, Kế toán, Vận hành...) để xin duyệt hợp đồng, kiểm tra điều khoản và điều kiện thanh toán.
• Chuẩn bị, cập nhật và quản lý bộ tài liệu bán hàng (brochure, bảng giá, chính sách, hồ sơ năng lực, chương trình khuyến mại...).
• Hỗ trợ nhân viên kinh doanh trong quá trình tư vấn và chốt ký: chuẩn bị hồ sơ trước buổi gặp, có mặt hỗ trợ khi cần, hướng dẫn khách hoàn tất thủ tục ký kết.
• Lưu trữ, phân loại hồ sơ hợp đồng (bản cứng và bản mềm) đầy đủ, khoa học, dễ truy xuất.
• Theo dõi tiến độ hợp đồng: ngày ký, thanh toán, bàn giao, gia hạn, và nhắc việc các bên liên quan.

 

Quản lý dữ liệu và hành trình khách hàng

• Nhập, cập nhật và chuẩn hóa dữ liệu khách hàng trên CRM hoặc hệ thống quản lý nội bộ.
• Theo dõi hành trình khách hàng qua từng giai đoạn: tiếp cận, tư vấn, đàm phán, ký hợp đồng, sử dụng dịch vụ, chăm sóc, tái ký hoặc giới thiệu.
• Kiểm soát chất lượng dữ liệu: loại bỏ trùng lặp, bổ sung thông tin thiếu, đảm bảo dữ liệu chính xác và bảo mật.
• Lập báo cáo định kỳ về tình hình khách hàng, tiến độ pipeline, tỷ lệ chuyển đổi và doanh số theo yêu cầu quản lý.
• Phân tích cơ bản dữ liệu để đề xuất cải thiện quy trình bán hàng và chăm sóc khách hàng.

 

Chăm sóc khách hàng sau bán

• Gọi điện, nhắn tin hoặc email thăm hỏi khách hàng sau khi sử dụng sản phẩm, dịch vụ theo lịch chăm sóc đã định.
• Tiếp nhận ý kiến phản hồi, khiếu nại, đánh giá của khách hàng; ghi nhận đầy đủ và chuyển đến bộ phận liên quan xử lý.
• Theo dõi kết quả xử lý, phản hồi lại khách hàng đúng hạn và đảm bảo khách hàng hài lòng.
• Tổng hợp báo cáo mức độ hài lòng, các vấn đề thường gặp và đề xuất cải tiến sản phẩm, dịch vụ.
• Phát hiện cơ hội bán thêm, tái ký hợp đồng hoặc khách hàng giới thiệu, và chuyển cho nhân viên kinh doanh phụ trách.

 

Công việc khác

• Thực hiện các nhiệm vụ khác do cấp quản lý giao phù hợp với chuyên môn.

Trình độ và kinh nghiệm

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Kinh tế, Quản trị kinh doanh, Marketing, Luật hoặc các ngành liên quan.
• Ưu tiên có 6 tháng - 1 năm kinh nghiệm ở vị trí Sales Admin, Hành chính, kinh doanh, CSKH hoặc tương đương. Sẵn sàng đào tạo nếu là ứng viên tiềm năng.

 

Kiến thức và kỹ năng

• Hiểu biết cơ bản về quy trình bán hàng và hợp đồng thương mại.
• Thành thạo Word, Excel, PowerPoint; biết sử dụng CRM là lợi thế.
• Kỹ năng giao tiếp, giọng nói tốt, xử lý điện thoại chuyên nghiệp.
• Kỹ năng tổ chức, sắp xếp công việc và quản lý thời gian tốt.
• Kỹ năng phối hợp liên phòng ban và xử lý tình huống.

 

Phẩm chất

• Cẩn thận, tỉ mỉ, trung thực, có trách nhiệm và tính bảo mật thông tin.
• Chủ động, nhiệt tình, có tinh thần phục vụ khách hàng.
• Chịu được áp lực công việc và khối lượng hồ sơ lớn.

 

Chỉ số đánh giá hiệu quả (KPI) gợi ý

• Tỷ lệ hồ sơ, hợp đồng hoàn thiện đúng hạn và không sai sót.
• Độ chính xác và đầy đủ của dữ liệu khách hàng trên hệ thống.
• Tỷ lệ khách hàng được chăm sóc sau bán đúng lịch.
• Điểm hài lòng của khách hàng (CSAT/NPS) và thời gian xử lý phản hồi.
• Mức độ hài lòng của đội kinh doanh đối với công tác hỗ trợ.