Nhân viên phụ trách phụ tùng

1. Điều phối và kiểm soát phụ tùng (30%):

• Theo dõi, cập nhật tồn kho hàng ngày; đảm bảo duy trì định mức tồn kho tối thiểu theo danh mục được phê duyệt.
• Kiểm tra và đề xuất kế hoạch nhập hàng phục vụ hoạt động dịch vụ, sửa chữa.
• Phối hợp với Thủ kho trong việc kiểm đếm, nhập - xuất phụ tùng; xác nhận số liệu và chứng từ liên quan.
• Phối hợp lập sơ đồ kho, sắp xếp hàng hóa đúng sơ đồ, đảm bảo khoa học, thuận tiện và an toàn.
• Đảm bảo điều kiện bảo quản (nhiệt độ, độ ẩm…), vệ sinh kho và an toàn theo tiêu chuẩn 5S, PCCC.
• Thực hiện việc dán tem, nhãn mác theo quy định công ty (nếu có).
• Thường xuyên rà soát các rủi ro về sắp xếp, hư hỏng, đổ vỡ… và đề xuất xử lý.
• Rà soát và bố trí sẵn danh mục phụ tùng khuyến nghị theo lịch bảo dưỡng/sửa chữa để phục vụ bán kèm; sắp xếp bộ kit/bộ bảo dưỡng rõ ràng nhằm rút ngắn thời gian phục vụ.

2. Đặt hàng và theo dõi đơn hàng (25%): 

• Nhận yêu cầu phụ tùng từ Cố vấn Dịch vụ hoặc bộ phận liên quan, tổng hợp vào kế hoạch đặt hàng.
• Đặt hàng với hãng/nhà cung cấp hoặc qua bộ phận mua bán/Xuất nhập khẩu.
• Theo dõi tiến độ giao hàng, phối hợp kiểm tra chất lượng hàng về cùng Thủ kho.
• Cập nhật hệ thống phần mềm quản lý nội bộ để ghi nhận tình trạng đơn hàng đầy đủ, kịp thời.
• Đảm bảo phụ tùng giao đúng số lượng, chủng loại và thời hạn để phục vụ kịp thời hoạt động dịch vụ.
• Điều chỉnh kế hoạch nhập phù hợp chính sách bán hàng của công ty; bảo đảm cơ cấu tồn phục vụ bán kèm.

3. Hỗ trợ kỹ thuật và tư vấn phụ tùng (20%):

• Phối hợp với Cố vấn Dịch vụ cập nhật lịch bảo trì/sửa chữa định kỳ để chuẩn bị phụ tùng.
• Cung cấp thông tin tồn kho, gợi ý thay thế nếu phụ tùng cần thay đổi/hết hàng.
• Tham gia hỗ trợ tư vấn khách hàng khi có yêu cầu liên quan đến phụ tùng.
• Đảm bảo nguyên tắc nhập trước - xuất trước (FIFO) khi soạn hàng, xuất hàng.
• Tiếp nhận, xử lý yêu cầu báo giá phụ tùng/dịch vụ từ khách hiện hữu hoặc khách liên hệ (inbound); chốt đơn trong phạm vi thẩm quyền; không mở công nợ, không tự ý thay đổi giá.
• Giới thiệu và bán kèm theo khuyến nghị bảo dưỡng (dầu, lọc, má phanh, PM kit); đề nghị đặt lịch dịch vụ; theo dõi tỷ lệ khách chấp thuận; thực hiện chăm sóc sau dịch vụ để khuyến khích mua lặp lại.

4. Quản trị hồ sơ và báo cáo (15%):

• Lập phiếu nhập - xuất; kiểm tra đầy đủ chứng từ kèm theo; lưu trữ hồ sơ trên hệ thống và sổ sách theo quy định.
• Phối hợp Kế toán và Thủ kho thực hiện kiểm kê định kỳ (tháng/quý/năm); tổng hợp, giải trình chênh lệch (nếu có).
• Tổng hợp báo cáo tồn kho, luân chuyển, tỷ lệ hao hụt… theo biểu mẫu; báo cáo đột xuất khi có yêu cầu.
• Theo dõi, báo cáo chỉ số bán hàng phụ tùng & dịch vụ: doanh thu kênh dịch vụ/inbound,...
• Cập nhật cơ sở dữ liệu khách hàng, lịch sử mua và trạng thái chăm sóc sau dịch vụ trên hệ thống dữ liệu của công ty.

5. Phối hợp nội bộ và cải tiến (10%)

• Là đầu mối phối hợp giữa các bộ phận: Dịch vụ - Kinh doanh - Kho - Mua hàng.
• Tham gia góp ý, hoàn thiện quy trình (cấp phát, kiểm kê, đặt hàng…); đề xuất số hóa/ứng dụng công cụ nhằm nâng cao hiệu quả.
• Phối hợp triển khai chương trình bán phụ tùng & dịch vụ (combo, PM kit) với Cố vấn Dịch vụ/Kinh doanh; tuân thủ chính sách giá/chiết khấu và thẩm quyền phê duyệt; không cam kết điều khoản vượt thẩm quyền; đánh giá, báo cáo hiệu quả và đề xuất tối ưu.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Trưởng phòng Dịch vụ.