Mục tiêu công việc.
- Tìm kiếm và quản lý nguồn cung hàng hóa đảm bảo chất lượng – giá cả tối ưu – tiến độ kịp thời, đáp ứng nhu cầu mua sắm của các đơn vị trong công ty; đồng thời xây dựng, phát triển và duy trì mối quan hệ hiệu quả với các nhà cung cấp, góp phần tối ưu chi phí và đảm bảo tính liên tục của chuỗi cung ứng.
Nhiệm vụ & trách nhiệm chính
Tiếp nhận & kiểm tra đề xuất mua hàng
- Tiếp nhận đề xuất mua hàng từ các đơn vị qua email, đảm bảo đầy đủ thông tin: tên hàng, số lượng, tiêu chuẩn/chất lượng, thời gian cần hàng.
- Kiểm tra tính hợp lý của đề xuất, khả năng điều chuyển nội bộ (nếu có) và báo cáo Trưởng phòng Cung ứng.
Tìm kiếm & đánh giá nhà cung cấp
- Liên hệ các nhà cung cấp hiện hữu, đồng thời tìm kiếm và phát triển nhà cung cấp mới.
- Thu thập, so sánh báo giá về giá cả, chất lượng, điều kiện giao hàng, chiết khấu và các điều kiện thương mại khác.
- Đề xuất lựa chọn nhà cung cấp phù hợp và báo cáo Trưởng phòng Cung ứng phê duyệt.
Xác nhận thông tin mua hàng
- Phối hợp với đơn vị đề xuất để chốt lại thông tin sản phẩm, yêu cầu kỹ thuật, giá cả và nhà cung cấp trước khi trình duyệt mua hàng.
Đàm phán & quản lý hợp đồng
- Đàm phán các điều khoản hợp đồng: giá, điều kiện thanh toán, thời gian giao hàng, bảo hành (nếu có).
- Kiểm tra nội dung hợp đồng do NCC gửi (sản phẩm, số lượng, tiêu chuẩn, điều khoản thanh toán…) và phối hợp Phòng Pháp chế rà soát trước khi ký kết.
Theo dõi & giám sát giao hàng
- Gửi hợp đồng/đơn đặt hàng cho nhà cung cấp.
- Theo dõi, đôn đốc tiến độ giao hàng, đảm bảo đúng thời gian, số lượng, chủng loại và yêu cầu đã cam kết.
Nghiệm thu & xác nhận chất lượng
- Phối hợp với bộ phận nhận hàng xác nhận số lượng và chất lượng hàng hóa khi giao nhận.
Thanh toán & hồ sơ
- Chuẩn bị và cung cấp đầy đủ chứng từ cho bộ phận kế toán/thanh toán theo đúng điều khoản hợp đồng.
- Lưu trữ hồ sơ mua hàng: đơn đặt hàng, hợp đồng (bản mềm), hóa đơn, phiếu nhận hàng; chuyển chứng từ cho bộ phận Tài sản cập nhật hệ thống.
Bảo hành & xử lý phát sinh
- Phối hợp các bộ phận xử lý phản hồi về chất lượng hàng hóa, thực hiện bảo hành, sửa chữa với nhà cung cấp khi cần thiết.
