Reception Duties / Công tác lễ tân
- Welcome guests, clients, and partners in a professional manner
- Đón tiếp khách, đối tác chuyên nghiệp
- Manage incoming calls, emails, and correspondence
- Tiếp nhận và xử lý điện thoại, email, thư từ
- Arrange meeting rooms and prepare meeting logistics
- Sắp xếp phòng họp, chuẩn bị hậu cần cuộc họp
- Coordinate guest reception and internal communication
- Điều phối tiếp đón khách và thông tin nội bộ
General Affairs Duties / Công tác hành chính
- Manage office supplies, stationery, and company assets
- Quản lý văn phòng phẩm và tài sản công ty
- Monitor and control administrative expenses (electricity, water, office services…)
- Theo dõi và kiểm soát chi phí hành chính
- Work with vendors (cleaning, security, maintenance, etc.)
- Làm việc với nhà cung cấp dịch vụ
- Organize internal events and company activities
- Tổ chức sự kiện và hoạt động nội bộ
- Maintain office environment (cleanliness, layout, facilities)
- Đảm bảo môi trường làm việc
Transportation & Scheduling Coordination / Điều phối xe & lịch trình
- Arrange and coordinate company vehicles for employee transportation, business trips, and guest pick-up/drop-off
- Sắp xếp và điều phối xe phục vụ nhân viên, công tác và đưa đón khách
- Manage vehicle booking requests and optimize scheduling efficiency
- Quản lý yêu cầu đặt xe và tối ưu lịch trình
- Coordinate with drivers to ensure punctuality and service quality
- Phối hợp tài xế đảm bảo đúng giờ và chất lượng phục vụ
- Track daily vehicle schedules and maintain usage logs
- Theo dõi lịch trình xe và nhật ký sử dụng
- Handle unexpected changes (urgent requests, breakdowns, rescheduling…)
- Xử lý các tình huống phát sinh
- Monitor fuel usage and transportation-related costs
- Theo dõi nhiên liệu và chi phí vận hành xe
Administrative Support / Hỗ trợ hành chính
- Manage document filing, records, and contract tracking
- Quản lý hồ sơ, lưu trữ và theo dõi hợp đồng
- Support HR/Admin team in daily operations
- Hỗ trợ team HR/Admin trong vận hành
- Support onboarding logistics for new employees
- Hỗ trợ hậu cần cho nhân sự mới
Compliance & Reporting / Tuân thủ & báo cáo
- Ensure compliance with company policies and regulations
- Đảm bảo tuân thủ quy định công ty
- Prepare periodic reports on admin and transportation activities/costs
- Báo cáo định kỳ chi phí và hoạt động hành chính & xe
