Theo dõi thông tin thầu & kế hoạch tham gia
- Tiếp nhận, rà soát thông tin mời thầu/mời chào giá (HSMT/RFQ/RFP), điều kiện tham dự, thời hạn và yêu cầu pháp lý.
- Lập checklist hồ sơ, timeline chuẩn bị; nhắc việc các bộ phận liên quan theo deadline.
- Chuẩn bị các thủ tục đăng ký, mua/nhận HSMT, khảo sát hiện trường (nếu có), tham dự làm rõ thầu.
Chuẩn bị hồ sơ năng lực & pháp lý doanh nghiệp
- Thu thập, cập nhật và quản lý bộ hồ sơ pháp lý: ĐKKD, điều lệ, ủy quyền, chữ ký mẫu, chứng chỉ hành nghề/năng lực, báo cáo tài chính, bảo hiểm, ISO… (tùy yêu cầu).
- Xây dựng/duy trì “thư viện” hồ sơ năng lực: profile công ty, danh sách hợp đồng tương tự, nhân sự chủ chốt, thiết bị, năng lực tài chính.
- Soạn thảo/hoàn thiện biểu mẫu hành chính: đơn dự thầu, cam kết, thỏa thuận liên danh, bảng kê khai, form theo HSMT.
Lập & hoàn thiện hồ sơ dự thầu (HSDT/HSĐX)
- Phối hợp phòng kỹ thuật/thiết kế/QA lập hồ sơ kỹ thuật: biện pháp thi công, tiến độ, thuyết minh kỹ thuật, nhân sự – thiết bị, an toàn – môi trường, kiểm soát chất lượng.
- Phối hợp phòng dự toán/kinh doanh lập hồ sơ tài chính: bảng giá dự thầu, BOQ, điều kiện thương mại, điều khoản thanh toán, bảo hành…
- Kiểm tra tính tuân thủ HSMT: hình thức, số lượng bản, niêm phong, ký đóng dấu, hiệu lực hồ sơ, bảo lãnh dự thầu…
- In ấn, đóng quyển, đóng gói, niêm phong và thực hiện nộp hồ sơ đúng quy định & thời hạn.
Quản lý bảo lãnh, công văn, hợp đồng liên quan
- Thực hiện thủ tục xin phát hành: bảo lãnh dự thầu, bảo lãnh thực hiện hợp đồng, bảo lãnh tạm ứng… (làm việc với ngân hàng/bảo hiểm).
- Soạn thảo/cập nhật công văn đối ngoại: làm rõ, gia hạn hiệu lực HSDT, xác nhận, đề nghị thanh toán mua HSMT…
- Theo dõi kết quả thầu; chuẩn bị hồ sơ thương thảo, hoàn thiện hợp đồng theo yêu cầu.
Quản lý hồ sơ
- Bàn giao bộ hồ sơ trúng thầu cho bộ phận triển khai/ban điều hành dự án.
- Theo dõi các thủ tục đầu vào: hợp đồng, phụ lục, bảo lãnh, tạm ứng, nghiệm thu – thanh toán (phần hồ sơ).
- Lưu trữ hồ sơ dự án theo quy định, đảm bảo truy xuất nhanh khi kiểm tra/đối soát.
Lưu trữ – quản trị dữ liệu – báo cáo
- Quản lý file cứng và file mềm (share drive): phân quyền, đặt tên, version control, nhật ký cập nhật.
- Báo cáo định kỳ: danh mục gói thầu tham gia, tiến độ chuẩn bị, tỷ lệ trúng thầu, nguyên nhân trượt thầu, chi phí dự thầu.
