Hướng Dẫn Trả Lời Thư Mời Phỏng Vấn Với Nhà Tuyển Dụng

Sau khi CV của ứng viên đã hoàn thiện và được gửi đến vị trí mình ưng ý, nếu phù hợp, bạn sẽ được nhà tuyển dụng liên hệ và mời đến vòng phỏng vấn. Khi nhận được thư mời phỏng vấn của công ty, có nên trả lời thư mời phỏng vấn hay không và nên viết như thế nào để tạo ấn tượng tốt trong mắt nhà tuyển dụng? Tham khảo thêm các thông tin này với bài viết dưới đây nhé!

1. Hiểu rõ về tầm quan trọng của việc trả lời thư mời phỏng vấn

Thực tế có không ít các ứng viên sau khi nhận được thư mời phỏng vấn từ đơn vị tuyển dụng sẽ không gửi lại phản hồi về việc có đồng ý tham gia hay không. Nhiều người cho rằng chỉ cần đến và tham gia phỏng vấn vào đúng khung giờ đã được đề cập là đủ. Tuy nhiên, việc trả lời thư mời phỏng vấn cũng chính là một yếu tố cực kỳ quan trọng giúp bạn chinh phục nhà tuyển dụng.

Không chỉ thế, việc để nhà tuyển dụng chờ phản hồi quá lâu cũng có thể trở thành một yếu tố khiến ứng viên mất điểm. Thậm chí, nếu đó là vị trí đang cần tuyển gấp thì bạn hoàn toàn có thể đã vuột mất cơ hội vào tay ứng viên khác có cách xử lý thông tin chuyên nghiệp hơn. Vậy nên đừng bao giờ xem nhẹ việc trả lời thư mời phỏng vấn cho nhà tuyển dụng.

2. Nên viết mail trả lời thư mời phỏng vấn như thế nào?

2.1. Về thời gian

Càng sớm càng tốt. Ngay khi nhận được thư mời phỏng vấn hay cuộc gọi mời phỏng vấn, ứng viên nên xác nhận lịch hẹn với nhà tuyển dụng. Trong trường hợp bạn không thể sắp xếp thời gian tham gia vào khung giờ đó thì việc này cũng giúp bạn và nhà tuyển dụng dễ dàng hơn trong việc tìm một thời điểm phỏng vấn khác thích hợp hơn.

Ngoài ra, nếu có bất cứ thắc mắc nào về thời gian, địa điểm hay nội dung làm việc, ứng viên đều có thể đề cập đến trong thư và nhà tuyển dụng sẽ hỗ trợ trả lời bạn vấn đề này một cách tốt nhất. Sự tiện lợi cho cả đôi bên sẽ giúp tiết kiệm được rất nhiều thời gian cho buổi phỏng vấn.

Một điểm cần lưu ý là trong thư mời phỏng vấn bạn nhận được, nếu thấy mail được đến những địa chỉ email khác trong công ty để cùng tham gia phỏng vấn, thì ứng viên khi trả lời nên chọn Trả lời tất cả – Reply All. Vì họ cũng là thành phần tham gia vào quá trình phỏng vấn bạn nên việc thông báo có thể đến phỏng vấn được hay không là rất cần thiết.

2.2. Cách đặt tiêu đề email

Đối với một email, tiêu đề là điều cực kỳ quan trọng, một bức thư không có tiêu đề sẽ tạo cảm giác khó chịu và khiến người nhận bỏ qua nó. Hoặc nếu có đặt tiêu đề cho email nhưng quá lan man, dài dòng và không thể hiện rõ được nội dung vấn đề, đây cũng là một điểm trừ cho ứng viên.

Bạn nên đặt tiêu đề email theo công thức như sau: [THƯ XÁC NHẬN THAM GIA PHỎNG VẤN – VỊ TRÍ ỨNG TUYỂN – HỌ TÊN]

Ví dụ: THƯ XÁC NHẬN THAM GIA PHỎNG VẤN – MARKETING EXECUTIVE – NGUYEN VAN A

Xem thêm Viết Đơn Xin Việc Như Thế Nào Để Gây Ấn Tượng Với Nhà Tuyển Dụng?

2.3. Viết nội dung trả lời thư mời phỏng vấn như thế nào để tạo ấn tượng?

Hãy mở đầu với phần chào hỏi. Hãy sử dụng những cách chào hỏi quen thuộc khi viết mail như “Dear HR Dept”, “Dear Ms/Mr A”, “Kính gửi phòng Nhân sự”,… Những cách chào hỏi như thế này vừa thể hiện thái độ lịch sự vừa đảm bảo không bỏ sót bất cứ cá nhân nhận thư nào.

Sau khi đã gửi lời chào, điều tiếp theo chắc chắn bạn không nên bỏ qua đó chính là gửi lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng về thư mời phỏng vấn. Sau đó hãy đề cập đến lý do viết thư, rằng bạn đang xác nhận có thể đến và tham gia phỏng vấn hay không. Nếu không thể tham gia vào khung giờ nhà tuyển dụng đưa ra, bạn có thể trao đổi thêm về thời gian mình có thể tham gia và đề xuất với nhà tuyển dụng.

Ngoài ra, ứng viên cũng có thể đề cập đến một số vấn đề mình vẫn còn thắc mắc để được nhà tuyển dụng giải đáp và có dữ liệu tốt nhất khi tham gia phỏng vấn. Chẳng hạn như các thông tin cụ thể hơn về công việc ứng tuyển hay chi tiết công việc, hoặc người tham gia phỏng vấn, ngôn ngữ dùng trong buổi phỏng vấn,…

Kết thư bạn nên cảm ơn lại nhà tuyển dụng một lần nữa và thể hiện mong chờ cho một cơ hội hợp tác tốt đẹp trong tương lai.

Nếu có thể, hãy nhớ tạo một chữ ký cá nhân trong email của bạn. Chữ ký có thể không quá cần thiết nhưng nó thể hiện sự chuyên nghiệp và cẩn thận của người gửi mail. Chữ ký email nên bao gồm họ tên đầy đủ, số điện thoại, địa chỉ email và địa chỉ liên lạc cá nhân, vị trí công việc,…

3. Mẫu email trả lời thư phỏng vấn tham khảo

Mẫu 1:

Tiêu đề: THƯ XÁC NHẬN THAM GIA PHỎNG VẤN – MARKETING EXECUTIVE – NGUYEN VAN A

Dear HR Dept / Kính gửi Phòng Nhân sự Công ty…

Tôi rất vui khi nhận được thư mời phỏng vấn vị trí nhân viên Marketing tại quý công ty. Rất cảm ơn sự ghi nhận của công ty với những kinh nghiệm và kỹ năng mà tôi đã đề cập trong CV.

Tôi viết thư này để xác nhận sẽ đến và tham gia buổi phỏng vấn đúng giờ,

Rất mong buổi phỏng vấn sẽ diễn ra tốt đẹp và tôi có cơ hội hợp tác lâu dài cùng công ty,

Trân trọng,

Nguyễn Văn A

——-

Xem thêm Giới thiệu bản thân trong CV và bí quyết ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng

Mẫu 2:

Tiêu đề: THƯ PHẢN HỒI V/V KHÔNG THỂ THAM GIA PHỎNG VẤN – FULLSTACK DEVELOPER – TRẦN VĂN B

Dear HR Dept / Dear Ms A / Kính gửi quý Công ty H

Tôi rất vui khi biết được CV của mình đã được thông qua và được mời tham gia phỏng vấn cho vị trí Full-stack Developer tại công ty. Tuy nhiên, vì một số lý do cá nhân mà tôi không thể tham gia phỏng vấn theo thời gian mà công ty đã thông báo.

Tôi rất lấy làm tiếc vì vấn đề bất khả kháng này. Rất hy vọng có thể hợp tác với quý công ty trong thời gian gần nhất.

Trân trọng,

Trần Văn B.

——–

Trả lời thư mời phỏng vấn nên là điều cơ bản mà bạn cần thực hiện khi nhận được thư mời phỏng vấn. Không cần quá cầu kỳ hay trau chuốt, hãy cố gắng duy trì sự tích cực trong câu trả lời của mình và xác nhận đúng thông tin mà nhà tuyển dụng cần. Hy vọng series các bài viết liên quan đến việc ứng tuyển, soạn CV và trao đổi với nhà tuyển dụng của topdev.vn/blog sẽ giúp ích hơn cho bạn.

Có thể bạn quan tâm:

• Cách Tạo CV Xin Việc Trên Điện Thoại Bằng Chức Năng TopDevCV
• Giới thiệu bản thân trong CV và bí quyết ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng
• Cách Viết Thư Cảm Ơn Phỏng Vấn Chinh Phục Nhà Tuyển Dụng Từ 3 Giây Đầu Tiên!