Trong lĩnh vực nhân sự (HR), việc quản lý hồ sơ, triển khai quy trình hay xử lý chế độ chính sách mới chỉ là một nửa công việc. Nửa còn lại – và cũng quan trọng không kém – chính là kỹ năng giao tiếp, đặc biệt là “nghe chủ động” (active listening). Một HR có khả năng lắng nghe tốt không chỉ giải quyết vấn đề hiệu quả hơn mà còn trở thành “người đồng hành” đáng tin cậy với nhân viên.
Ở môi trường doanh nghiệp, nơi áp lực công việc, sự khác biệt quan điểm và mâu thuẫn dễ phát sinh, nhân viên cần một nơi để được thấu hiểu. Và HR, với vai trò cầu nối giữa lãnh đạo và nhân sự, sẽ phát huy tối đa sức mạnh nếu biết lắng nghe chủ động thay vì chỉ “nghe cho có”. Vậy “nghe chủ động” là gì, tại sao lại quan trọng và HR cần rèn luyện ra sao? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết.
1. Nghe chủ động là gì?
“Nghe chủ động” không đơn thuần là nghe âm thanh hay ghi nhớ lời nói của người khác. Đó là quá trình chú tâm, thấu hiểu và phản hồi có mục đích để thể hiện rằng bạn thực sự quan tâm đến thông điệp, cảm xúc và nhu cầu ẩn sau lời nói của người đối diện.
Trong HR, nghe chủ động bao gồm:
-
Tập trung hoàn toàn vào người chia sẻ, tránh bị phân tâm bởi điện thoại hay công việc khác.
-
Hiểu bối cảnh và cảm xúc chứ không chỉ nội dung thông tin.
-
Đặt câu hỏi làm rõ, khuyến khích nhân viên nói tiếp để đào sâu vấn đề.
-
Phản hồi tích cực, thể hiện rằng bạn đang theo dõi và đồng cảm.
Ví dụ: Khi nhân viên phàn nàn về việc khối lượng công việc quá tải, HR không chỉ ghi nhận “có nhiều việc” mà còn tìm hiểu: công việc cụ thể nào đang gây áp lực, họ có gặp khó khăn về kỹ năng, hay đơn giản là thiếu sự phân bổ hợp lý từ quản lý?
2. Vì sao HR cần phát triển kỹ năng nghe chủ động?
2.1. Xây dựng lòng tin với nhân viên
Nhân viên thường tìm đến HR khi có khúc mắc: từ lương thưởng, chế độ phúc lợi, mâu thuẫn đồng nghiệp cho đến định hướng nghề nghiệp. Nếu HR chỉ nghe hời hợt, nhân viên dễ cảm thấy bị bỏ qua. Ngược lại, khi HR lắng nghe chủ động, nhân viên cảm nhận được sự tôn trọng, từ đó hình thành niềm tin.
2.2. Giải quyết vấn đề chính xác hơn
Một HR giỏi lắng nghe sẽ nắm bắt được gốc rễ vấn đề, không chỉ xử lý phần ngọn. Điều này giúp đưa ra giải pháp hợp lý, tránh tình trạng “chữa cháy” tạm thời.
2.3. Giảm xung đột và tăng gắn kết
Nhiều mâu thuẫn trong doanh nghiệp xuất phát từ hiểu lầm trong giao tiếp. Kỹ năng nghe chủ động giúp HR làm “người trung gian”, dung hòa quan điểm, giữ không khí tích cực và khuyến khích sự hợp tác.
2.4. Nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của HR
HR không chỉ là “người làm giấy tờ” mà còn là “tư vấn viên nội bộ”. Một HR có kỹ năng nghe chủ động sẽ được nhìn nhận như chuyên gia đáng tin cậy, góp phần nâng tầm vai trò trong tổ chức.
3. Những thói quen cần tránh khi “nghe” nhân viên
Không ít HR vẫn vô tình mắc sai lầm trong quá trình tiếp nhận chia sẻ:
-
Ngắt lời quá sớm: Khi nhân viên chưa nói hết đã vội chen vào, khiến họ cảm thấy không được tôn trọng.
-
Đa nhiệm khi nghe: Vừa nghe vừa xem điện thoại, check email – thể hiện sự thiếu tập trung.
-
Phán xét hoặc áp đặt giải pháp ngay: Nhân viên tìm đến HR trước hết để được thấu hiểu, chứ không phải chỉ để nhận mệnh lệnh.
-
Chỉ nghe từ “tai” chứ không nghe từ “mắt”: Bỏ qua ngôn ngữ cơ thể, sắc thái giọng nói – những tín hiệu quan trọng phản ánh cảm xúc.
4. Cách rèn luyện kỹ năng nghe chủ động dành cho HR
4.1. Thực hành “lắng nghe toàn diện”
Khi nhân viên chia sẻ, hãy:
-
Nhìn vào mắt họ để tạo sự kết nối.
-
Gật đầu hoặc dùng những phản hồi ngắn như “Mình hiểu”, “Bạn cứ tiếp tục”.
-
Tránh nhìn đồng hồ hay màn hình máy tính.
4.2. Sử dụng kỹ thuật phản hồi
HR có thể lặp lại ý chính mà nhân viên vừa nói bằng cách diễn đạt lại theo ngôn ngữ của mình. Ví dụ:
-
Nhân viên: “Em thấy bị áp lực vì deadline quá ngắn.”
-
HR: “Bạn đang cảm thấy căng thẳng vì thời hạn dự án hiện tại không đủ để hoàn thành công việc, đúng không?”
Kỹ thuật này vừa giúp làm rõ thông tin vừa cho thấy HR thực sự lắng nghe.
4.3. Đặt câu hỏi mở
Thay vì hỏi “Bạn có vấn đề gì không?”, hãy hỏi:
-
“Bạn có thể chia sẻ chi tiết hơn về điều khiến bạn thấy khó khăn không?”
-
“Bạn mong muốn nhận được sự hỗ trợ như thế nào từ công ty?”
Câu hỏi mở khuyến khích nhân viên bày tỏ nhiều hơn, từ đó HR dễ dàng nắm bắt toàn cảnh.
4.4. Chú ý đến ngôn ngữ cơ thể
Đôi khi điều nhân viên không nói ra mới là mấu chốt. Nét mặt, cách họ ngồi, giọng điệu… có thể tiết lộ nhiều cảm xúc. HR cần tinh tế quan sát để hiểu thêm bối cảnh.
4.5. Ghi chú và theo dõi
Sau buổi trao đổi, hãy ghi lại các điểm chính và thực hiện hành động tiếp theo. Việc này thể hiện rằng HR không chỉ “nghe rồi để đó” mà còn quan tâm đến kết quả.
5. Ví dụ thực tế: Khi nghe chủ động tạo khác biệt
Một nhân viên trong phòng Marketing liên tục xin nghỉ phép ngắn ngày. Nếu HR chỉ ghi nhận như một thủ tục hành chính, vấn đề có thể bị bỏ qua. Nhưng khi áp dụng nghe chủ động, HR đặt câu hỏi, lắng nghe kỹ lưỡng, mới biết nhân viên đang chịu áp lực vì mâu thuẫn với quản lý trực tiếp. Nhờ thấu hiểu, HR đã sắp xếp buổi trao đổi ba bên, giải tỏa khúc mắc và giúp nhân viên tiếp tục gắn bó.
Trường hợp này cho thấy, nghe chủ động không chỉ giúp giữ chân nhân tài mà còn giảm thiểu chi phí cho doanh nghiệp.
6. Lời khuyên dành cho HR muốn rèn luyện kỹ năng này
-
Thường xuyên tự đánh giá: Sau mỗi buổi trò chuyện, hãy tự hỏi: “Mình đã thật sự hiểu nhân viên chưa?”
-
Tham gia workshop/khoá học về kỹ năng mềm: Học thêm về giao tiếp, tâm lý học để hiểu sâu hơn.
-
Thực hành trong đời sống hàng ngày: Nghe chủ động không chỉ áp dụng ở công việc, mà còn khi nói chuyện với bạn bè, gia đình.
-
Kiên nhẫn: Đây không phải kỹ năng có thể thành thạo trong ngày một ngày hai, cần rèn luyện liên tục.
Kết luận
Trong vai trò HR, việc xử lý nghiệp vụ chính xác là cần thiết, nhưng để trở thành HR được nhân viên tin cậy, kỹ năng nghe chủ động là “vũ khí mềm” không thể thiếu. Đó không chỉ là nghe bằng tai, mà còn là thấu hiểu bằng trái tim, giúp HR vừa giải quyết vấn đề vừa xây dựng niềm tin, sự gắn kết và hình ảnh chuyên nghiệp trong tổ chức.
Nếu bạn là HR, hãy bắt đầu luyện tập ngay từ những cuộc trò chuyện nhỏ mỗi ngày. Bởi lắng nghe chủ động không chỉ khiến nhân viên cảm thấy được trân trọng, mà còn giúp chính bạn trưởng thành và tạo ra giá trị bền vững cho doanh nghiệp.
Bài viết liên quan:
