Bạn luôn trong trạng thái không biết sẽ làm gì và bắt đầu từ đâu trong công việc? Các công việc cứ chồng chéo lên nhau và bạn không biết phải làm việc nào trước. Và nhiều vấn đề khác liên quan đến lập kế hoạch trong học tập, làm việc hoặc kinh doanh. Bài viết này là dành cho bạn, TopDev sẽ giúp bạn tìm hiểu các phương pháp giúp xác định rõ nội dung công việc một cách hiệu quả. Đó là 3 nguyên tắc 5W1H, 5W2H và 5W1H2C5M.
Nguyên tắc 5W1H
5W gồm WHO, WHAT, WHEN, WHERE, WHY và 1H là HOW.
Mỗi từ trong 5W1H đại diện cho một câu hỏi căn bản:
- What (Cái gì): Điều gì đã xảy ra? Vấn đề là gì?
- Why (Tại sao): Tại sao điều này xảy ra? Nguyên nhân là gì?
- Who (Ai): Ai là người liên quan hoặc chịu trách nhiệm?
- Where (Ở đâu): Điều này xảy ra ở đâu? Bối cảnh nào?
- When (Khi nào): Thời gian xảy ra sự việc là khi nào?
- How (Như thế nào): Điều này diễn ra như thế nào? Quá trình ra sao?
Why – Mục tiêu và công việc nào cần thực hiện
Why giúp bạn đặt ra những thắc mắc đầu tiên trước khi tiếp tục các giai đoạn kế tiếp. Đây cũng được xem là rào cản và cũng là thách thức mà bạn cần vượt qua.
Hãy trả lời các câu hỏi sau đây để tự nhận định rằng mình có mục tiêu rõ ràng hay chưa:
- Tại sao bạn phải làm công việc này?
- Nó có ý nghĩa như thế nào đối với bộ phận, tổ chức của bạn?
- Nếu không thực hiện, nó có dẫn đến những ảnh hưởng nào hay không?
Nhiều người gặp khó khăn và đã thất bại trong khi trải nghiệm Why. Điều này dễ hiểu vì bản thân họ chưa biết họ muốn điều gì. Vì thế, các bạn hãy thật sự tập trung để xác định mục tiêu, yêu cầu công việc một cách cụ thể. Điều này có ý nghĩa lớn vì nó sẽ là kim chỉ nam giúp bạn luôn hướng về mục tiêu ban đầu đồng thời việc đánh giá kết quả đạt được sẽ chính xác hơn.
What – Xác định nội dung công việc cụ thể là gì?
Sau khi đã vạch rõ mục tiêu, yêu cầu công việc, bước tiếp theo là bạn sẽ lên những nội dung hoạt động cụ thể hơn.
Chằng hạn, khi xác định được mục tiêu là cần đạt được 300 CV trong vòng 1 tuần, bạn sẽ chia nhỏ ra những đầu công việc ứng với từng nhiệm vụ. Đó có thể là thông tin về vị trí ứng tuyển, tìm kiếm khai thác và khoanh vùng những ứng viên tiềm năng, lập hồ sơ liên hệ và trao đổi với các đối tác để có nguồn dữ liệu về các ứng viên đủ tiêu chí,…Và một điều quan trọng là đừng quên bám sát vào mục tiêu đề ra, tránh đi lạc hướng so với những dự định ban đầu.
Where, When, Who – Địa điểm, thời gian, nguồn lực nhân sự
Các câu hỏi thuộc nhóm 3W (Where, When, Who) giúp xác định bối cảnh, thời gian và đối tượng liên quan đến một vấn đề cụ thể. Dưới đây là mô tả chi tiết và ví dụ cho từng câu hỏi Where, When, và Who.
Where (ở đâu?)
Câu hỏi “Where?” được sử dụng để xác định địa điểm hoặc bối cảnh nơi một sự kiện, hành động, hoặc vấn đề xảy ra. Nó giúp làm rõ vị trí địa lý hoặc bối cảnh cụ thể liên quan đến tình huống đang được xem xét.
Ví dụ các câu hỏi:
- Sự kiện này diễn ra ở đâu?
- Nơi làm việc của bạn ở đâu?
- Cuộc họp được tổ chức ở phòng nào?
- Dự án này sẽ được triển khai ở địa phương nào?
- Tài liệu này được lưu trữ ở đâu?
When (khi nào?)
Câu hỏi “When?” được sử dụng để xác định thời gian hoặc mốc thời gian mà một sự kiện hoặc hành động xảy ra. Việc trả lời câu hỏi này giúp làm rõ khung thời gian liên quan đến sự kiện hoặc hành động đó.
Ví dụ các câu hỏi:
- Khi nào cuộc họp bắt đầu?
- Dự án này sẽ hoàn thành vào thời gian nào?
- Bạn đã gặp khách hàng lần đầu tiên khi nào?
- Khi nào bạn bắt đầu công việc này?
- Sản phẩm sẽ được ra mắt vào khi nào?
Who (ai?)
Câu hỏi “Who?” được sử dụng để xác định người hoặc nhóm người có liên quan đến một sự kiện, hành động, hoặc tình huống cụ thể. Nó giúp làm rõ danh tính của các cá nhân hoặc tổ chức liên quan.
Ví dụ các câu hỏi:
- Ai là người chịu trách nhiệm cho dự án này?
- Ai sẽ tham gia cuộc họp ngày mai?
- Bạn đã làm việc với ai trong dự án này?
- Khách hàng chính của chúng ta là ai?
- Ai là người phát biểu trong buổi lễ?
How – Cách thức để thực hiện nhiệm vụ
Ở bước này, hiểu đơn giản là người lập kế hoạch cần chỉ ra được những cách thức thực hiện công việc.
Cụ thể, cần thông tin cho những cộng sự về các nguồn tài liệu có liên quan, thiết bị nào cần được trang bị nhằm phục vụ tốt quá trình thực hiện công việc, cách vận hành các thiết bị, máy móc hoặc đề ra những tiêu chuẩn đánh giá về chất lượng công việc.
Nguyên tắc 5W2H
Nguyên tắc 5W2H, gần giống với 5W1H chỉ khác là có thêm 1H nữa là How much/How many – Chi phí là bao nhiêu? Số lượng là bao nhiêu? Mức độ ảnh hưởng ra sao?
5W2H đi sâu hơn vào chi tiết bằng cách bổ sung phân tích về khía cạnh định lượng, như chi phí, số lượng, mức độ giúp bạn có cái nhìn chi tiết hơn, đặc biệt là trong việc lập kế hoạch và quản lý dự án. Ví dụ các câu hỏi như Chi phí cho dự án này là bao nhiêu? Lợi nhuận dự kiến là bao nhiêu? Bao nhiêu thời gian sẽ cần để hoàn thành nhiệm vụ này?
Phương pháp 5W1H2C5M
Nhìn vào các chữ cái viết tắt, chúng ta dễ dàng nhận thấy 5W1H2C5M là cải tiến từ 5W1H với phần bổ sung là 2C và 5M. Cùng xem các chữ cái này có ý nghĩa gì nhé!
2C – Control, Check
Trong phương pháp 5W1H2C5M, 2C đại diện cho hai yếu tố quan trọng: Control (Kiểm soát) và Check (Kiểm tra). Cả hai yếu tố này đều liên quan đến việc đảm bảo rằng một dự án hoặc quy trình được thực hiện theo đúng kế hoạch, đạt được các tiêu chuẩn chất lượng, và đáp ứng các yêu cầu đã đề ra.
Control – Kiểm soát hoạt động
Bất kỳ một công việc nào khi thực hiện cũng cần phải được tiến hành kiểm soát và đo lường. Chính vì vậy, để việc theo dõi và đo lường phạm vi hoạt động hiệu quả, bạn cần đề cập đến một số yếu tố sau:
- Đơn vị đo lường cho công việc này là gì?
- Những thông số khoa học nào phản ánh đầy đủ khả năng và phạm vi hoạt động của công việc?
- Vấn đề nào/Điều gì cần kiểm soát và theo dõi xuyên suốt?
Check – Kiểm tra, đánh giá quá trình và hiệu suất
Đây là một bước khá quan trọng và cần được tuân thủ theo nguyên tắc Pareto: Cơ chế của nguyên tắc này là chỉ kiểm tra 20% mức độ hiệu quả ban đầu của quá trình thực hiện nhiệm vụ. Trong khi đó, 80% sẽ tập trung vào những sai sót phát sinh.
Để công đoạn kiểm tra và đánh giá quá trình đạt được hiệu quả như mong muốn, người quản lý cần xác định những nội dung như sau:
- Những bước nào cần tiến hành kiểm tra, theo dõi
- Tần suất kiểm tra là bao lâu? (dựa vào tính quan trọng của từng giai đoạn thực hiện)
- Những điểm nào là trọng yếu trong quá trình đánh giá
5M – Xác định nguồn lực thực hiện nhiệm vụ
5M là viết tắt của Man, Money, Material, Machine, Method, đây là năm yếu tố chính ảnh hưởng đến sản xuất và quản lý, thường được sử dụng trong phân tích và cải tiến quy trình.
- Man – Nguồn nhân lực: Người giữ trách nhiệm thực hiện công việc có đủ mức độ phù hợp với công việc thông qua các tiêu chí về: trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, phẩm chất,…
- Money – Ngân sách: Nguồn quỹ thực hiện những công việc này là bao nhiêu? Và kỳ hạn giải ngân sẽ được tiến hành trong bao lâu?
- Material – Hệ thống cung ứng phục vụ kế hoạch nhân sự: Tiêu chuẩn để trở thành nhà cung ứng cho việc là gì?
- Machine – Máy móc/công nghệ kỹ thuật: Mức độ tương đồng giữa các thiết bị công nghệ kỹ thuật có phù hợp với nhu cầu thực hiện nhiệm vụ không? Những phương pháp về công nghệ nào cần được áp dụng để thực hiện công việc?…
- Method – Phương pháp làm việc: Cách vận hành hoạt động nhân sự như thế nào?
Nguyên tắc 5W – H – 2C – 5M được thể hiện dưới nhiều hình thức khác nhau và trên thực tế khi áp dụng, với kinh nghiệm vốn có của mình, nhà quản lý sẽ linh hoạt sao cho nguyên tắc này đảm bảo được tính hiệu quả nhất cho tổ chức của mình.
3 phương pháp 5W1H – 5W2H – 5W1H2C5M là công cụ mạnh mẽ giúp bạn phân tích, lập kế hoạch, và quản lý các dự án hoặc quy trình một cách hiệu quả. Hi vọng qua bài viết của TopDev đã giúp bạn biết cách áp dụng các nguyên tắc phù hợp với bản thân.
Xem thêm Top Việc làm Developer trên TopDev
