Hệ thống ERP là một giải pháp đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động quản lý, quản trị tổng thể doanh nghiệp hiện nay. Đặc biệt trong thời đại công nghiệp 4.0 như hiện nay, việc xây dựng một hệ thống ERP cho việc vận hành doanh nghiệp trở nên cần thiết cho việc đáp ứng nhu cầu thị trường. Vậy hệ thống ERP là gì và làm thế nào để xây dựng được một hệ thống ERP chuyên nghiệp, bài viết hôm nay chúng ta cùng nhau đi trả lời cho những câu hỏi trên nhé.
Hệ thống ERP là gì?
ERP – Enterprise Resource Planning là một hệ thống quản lý tài nguyên doanh nghiệp tích hợp, bao gồm nhiều ứng dụng và công cụ giúp cho nhân sự trong doanh nghiệp có thể làm việc với nhau trên cùng một hệ thống.
Một doanh nghiệp vận hành sẽ bao gồm rất nhiều bộ phận khác nhau; mỗi bộ phận sẽ có những nghiệp vụ cần quản trị khác nhau như quản lý tài chính, quản lý kho, quản lý sản xuất, quản lý nhân sự,… Nếu như cách truyền thống, mỗi bộ phận sẽ phải sử dụng một công cụ/ phần mềm riêng; sau đó xuất báo cáo bằng giấy/ excel để chuyển số liệu sang cho bộ phận khác thì với ERP, toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp có thể sử dụng chung trên một phần mềm hệ thống, có thể giao tiếp với nhau, chuyển đổi dữ liệu qua lại giữa các phòng ban, bộ phận một cách dễ dàng, nhanh chóng và bảo mật.
Những module cơ bản thường có của một hệ thống ERP bao gồm:
-
- Finance: kế toán – tài chính
- Purchase Control: quản lý mua hàng
- Project Management: quản lý dự án
- Sales and Distribution: quản lý bán hàng, phân phối
- Production Planning and Control: lập kế hoạch và quản lý sản xuất
- Human Resource Management: quản lý nhân sự
- Stock Control: quản lý tồn kho
- Tax Reports: báo cáo thuế
- Management Reporting: báo cáo quản trị
Lợi ích ERP mang lại cho doanh nghiệp
Hệ thống ERP cho phép doanh nghiệp lưu trữ, quản lý toàn bộ thông tin, quy trình làm việc của một doanh nghiệp, vì thế hiện nay nó đang đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động quản lý, tối ưu hiệu quả sản xuất.
Lợi ích mà ERP mang lại cho doanh nghiệp có thể kể đến:
1. Cung cấp quản lý thông tin và định hướng công việc
ERP đóng vai trò là trục chính cho phép cung cấp thông tin đồng thời định hướng, phối hợp công việc giữa các bộ phận cũng như giữa từng thành viên trong doanh nghiệp. Khi đó, luồng thông tin trong doanh nghiệp sẽ được thông suốt, việc xử lý dữ liệu nhanh chóng hơn giữa các bộ phận, độ chính xác tăng lên cũng như giảm thiểu tối đa độ trễ thông tin trong các hoạt động.
2. Tăng chất lượng thành phẩm
Các hoạt động từ xây dựng, đánh giá, kiểm tra, giám sát đến quản lý chất lượng đều nằm trong sự quản lý của hệ thống ERP, từ đó ban quản trị doanh nghiệp có thể ghi nhận được thông tin từ tất cả các bộ phận và phản hồi lại gần như ngay lập tức. Điều này giúp cho các hoạt động kiểm soát chất lượng, cải tiến sản phẩm trở nên dễ dàng hơn.
3. Giải pháp toàn diện cho nghiệp vụ Logistics
ERP giúp doanh nghiệp lên kế hoạch chi tiết về thời gian, chất lượng sản xuất và kế hoạch cung ứng sản phẩm với nhiều công đoạn tham gia như hiệu suất dây chuyền, cung ứng từ đối tác, nguồn nguyên liệu hay khả năng vận chuyển. Kết hợp với các module quản lý kho, quản lý đơn hàng tạo thành một chuỗi trong quá trình sản xuất và cung ứng.
4. Đẩy mạnh hiệu suất công việc
Trong bối cảnh của sự cạnh tranh trên thị trường, việc tối ưu hóa nguồn lực doanh nghiệp và đẩy mạnh hiệu suất công việc của từng cá nhân, phòng ban là điều vô cùng quan trọng và cần thiết. ERP giúp doanh nghiệp xây dựng một môi trường làm việc tốt hơn thông qua việc hợp tác, chia sẻ, đào tạo nhằm nâng cao hiệu suất làm việc. Các số liệu, báo cáo đưa ra từ ERP cũng giúp ban quản trị tạo quyết định nhanh chóng và dễ dàng nắm bắt tình hình, hiện trạng của doanh nghiệp.
5. Lưu trữ dữ liệu một cách hiệu quả
ERP đóng vai trò là một công cụ hiệu quả cho việc lưu trữ, phân tích dữ liệu. Hệ thống có khả năng lưu trữ toàn bộ nghiệp vụ của doanh nghiệp một cách chi tiết nhất, đồng thời giúp truy xuất lại lịch sử các hoạt động một cách nhanh chóng, đảm bảo an toàn thông tin và bảo mật. Ngoài ra từ những dữ liệu thu thập có thể là đầu vào cho quá trình khai thác, phân tích cho các kế hoạch triển khai, phương án kinh doanh trong tương lai.
Xây dựng một hệ thống ERP chuyên nghiệp
Với các lợi ích mang lại thì việc xây dựng được một hệ thống ERP chuyên nghiệp là điều vô cùng cần thiết nhưng cũng đầy thách thức với các doanh nghiệp hiện nay. Chi phí đầu tư xây dựng một hệ thống ERP không hề nhỏ, đồng thời cần có lộ trình triển khai để đào tạo các phòng ban, nhân sự sử dụng.
Điều đầu tiên cần đề cập đến là việc phải xác định được khi nào một doanh nghiệp cần hệ thống ERP. Hệ thống ERP rất cần thiết cho những doanh nghiệp có quy mô lớn, hoạt động phức tạp và liên quan đến nhiều bộ phận khác nhau. Ngược lại đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì yếu tố chi phí cần được xem xét đến nếu có dự định xây dựng hệ thống ERP ngay ở thời điểm hiện tại.
Sau khi xác định được nhu cầu, việc tiếp theo cần làm là lựa chọn đúng giải pháp ERP phù hợp cho doanh nghiệp của bạn. Giải pháp bao gồm 2 yếu tố chính là phần mềm hệ thống và quy trình triển khai áp dụng cho toàn bộ doanh nghiệp.
- Với yếu tố phần mềm: bạn có thể lựa chọn một nhà cung cấp phần mềm hệ thống ERP uy tín, có thể đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp ở mức độ module mà bạn cần đến. Ngoài ra doanh nghiệp cũng có thể lựa chọn phương án xây dựng phần mềm ERP của riêng mình với khả năng tùy chỉnh tốt hơn, đảm bảo tối ưu hóa nghiệp vụ vận hành, sản xuất.
- Với yếu tố quy trình triển khai: để tận dụng được sức mạnh của ERP cần có sự tham gia, hiểu biết của tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp một cách đồng bộ. Việc chuyển đổi số trong doanh nghiệp là một bài toán không dễ và sẽ mất thời gian nhưng là cần thiết.
Cuối cùng khi đã triển khai và vận hành được hệ thống ERP cho doanh nghiệp của bạn, hãy thường xuyên đảm bảo việc cập nhật, nâng cấp hệ thống một cách đều đặn; tránh tình trạng hệ thống cũ bị lỗi thời, mất an toàn bảo mật hay không còn phù hợp với mục tiêu kinh doanh.
Kết bài
Qua bài viết này, hy vọng bạn đã có được cái nhìn tổng quát về một hệ thống ERP, những lợi ích nó mang lại cho doanh nghiệp cũng như các bước để xây dựng được một hệ thống ERP chuyên nghiệp. Triển khai được hệ thống ERP là một thách thức về cả chi phí đầu tư và thời gian đối với doanh nghiệp; vì vậy hãy tìm hiểu kỹ và có các bước chuẩn bị đầy đủ. Còn nếu bạn là một lập trình viên đang phát triển phần mềm ERP cho khách hàng, hãy cố gắng tìm hiểu chi tiết nhất về hệ thống này, nó sẽ giúp bạn tạo ra được một sản phẩm hoàn thiện hơn. Cảm ơn các bạn đã đọc bài và hẹn gặp lại trong các bài viết tiếp theo của mình.
Tác giả: Phạm Minh Khoa
Có thể bạn quan tâm:
- Cách Giao Tiếp Giữa Các Service Trong Hệ Thống Có Tải Cao
- Tại sao phỏng vấn lại hỏi về thuật toán?
- Top 10 câu hỏi phỏng vấn Web Developer và cách trả lời hay nhất
Hàng loạt việc làm IT hấp dẫn trên TopDev đang chờ bạn ứng tuyển..
