Lập Trình

Tư duy ưu tiên (Prioritization Thinking) – Cách người giỏi chọn việc để làm

1. Vì sao tư duy ưu tiên lại trở thành “siêu kỹ năng” của người hiện đại?

Trong thời đại mà mọi thứ đều “khẩn cấp”, hầu như ai cũng dễ bị cuốn vào cảm giác bận rộn liên tục. Email liên tục, deadline chồng chất, việc quan trọng bị lẫn vào những tác vụ nhỏ nhưng gấp – bạn có thấy quen không? Điều tạo nên sự khác biệt giữa người làm việc bình thường và người làm việc hiệu quả chính là cách họ ưu tiên. Người giỏi không làm nhiều hơn; họ làm đúng hơn. Và để làm đúng, họ cần tư duy ưu tiên – Prioritization Thinking.

Tư duy ưu tiên không chỉ giúp bạn quản lý công việc khoa học hơn mà còn tăng khả năng đưa ra quyết định, giữ năng lượng cho những việc tạo giá trị cao, và tránh rơi vào vòng xoáy “làm hoài mà chẳng xong”. Nói cách khác: đây là kỹ năng sống còn nếu bạn muốn phát triển sự nghiệp trong môi trường đầy biến động.

2. Tư duy ưu tiên là gì? Hiểu đúng trước khi làm đúng

Tư duy ưu tiên là khả năng xác định việc nào quan trọng nhất, việc nào tạo ra giá trị lớn nhất, và việc nào cần được thực hiện ngay bây giờ. Nó không đơn thuần là lập to-do list; mà là quá trình đánh giá dựa trên:

Mục tiêu dài hạn
Tính cấp thiết thực sự, không chỉ cảm giác
Tác động của từng hành động
Nguồn lực hiện có (thời gian, năng lượng, con người, kỹ năng)
Rủi ro nếu không thực hiện ngay

Điểm quan trọng là tư duy này bắt buộc bạn phải chủ động đặt câu hỏi, thay vì để công việc kéo bạn đi.

3. Ba nguyên tắc nền tảng tạo nên tư duy ưu tiên mạnh mẽ

3.1 Nguyên tắc 1: Không phải việc gì cũng quan trọng

Nhiều người thất bại trong việc ưu tiên vì họ nhìn tất cả công việc như nhau. Khi mọi thứ đều quan trọng, thì chẳng có gì quan trọng cả. Người giỏi hiểu rằng 80% kết quả thường đến từ 20% nỗ lực – đúng theo nguyên lý Pareto.

Nghĩa là:

Chỉ một vài tác vụ mới ảnh hưởng mạnh đến mục tiêu
Phần lớn công việc còn lại là “tốt nếu có”, không phải “bắt buộc phải làm”

3.2 Nguyên tắc 2: Luôn liên kết việc ưu tiên với mục tiêu

Một danh sách việc làm dài không khiến bạn tiến bộ; chỉ những việc đưa bạn gần hơn tới mục tiêu mới làm được điều đó.
Người giỏi luôn hỏi:
“Việc này phục vụ mục tiêu nào của tôi?”

Nếu không thể trả lời câu hỏi đó, khả năng cao đây chỉ là sự bận rộn vô nghĩa.

3.3 Nguyên tắc 3: Ưu tiên dựa trên tác động – không dựa vào cảm xúc

Cảm giác “cái này gấp”, “cái kia dễ làm trước”, “làm cho xong đã”… là lý do khiến nhiều người lãng phí thời gian.
Người có tư duy ưu tiên tốt dựa vào dữ liệu, bối cảnh và tác động, chứ không dựa trên cảm xúc nhất thời.

4. Các mô hình ưu tiên phổ biến mà người giỏi thường sử dụng

4.1 Ma trận Eisenhower – phân loại bằng gấp và quan trọng

Đây là công cụ kinh điển, nhưng vẫn hiệu quả ngoài mức tưởng tượng khi được áp dụng đúng:

Quan trọng – Gấp → Làm ngay
Quan trọng – Không gấp → Lên kế hoạch
Không quan trọng – Gấp → Giao việc hoặc xử lý nhanh
Không quan trọng – Không gấp → Xóa khỏi danh sách

Điểm hay của công cụ này không phải ở cách phân loại, mà ở kỹ năng nói không với nhóm việc cuối cùng.

4.2 Phương pháp “Impact – Effort” (Tác động – Nỗ lực)

Thích hợp cho người làm sản phẩm, marketing, business:

Việc có tác động cao nhưng nỗ lực thấp luôn đặt lên đầu
Việc tác động cao – nỗ lực cao cần kế hoạch rõ ràng
Việc tác động thấp thì loại bỏ hoặc để sau

Đây là mô hình giúp tiết kiệm nguồn lực mà vẫn đạt kết quả lớn.

4.3 Quy tắc 1-3-5 (dành cho người bận rộn và dễ xao nhãng)

Mỗi ngày chỉ chọn:

1 việc quan trọng nhất
3 việc cần thiết
5 việc nhỏ

Tư duy đằng sau: Không ai có thể làm mọi thứ trong một ngày, nhưng ai cũng có thể làm đúng vài thứ quan trọng.

5. Người giỏi ưu tiên công việc như thế nào? 4 chiến lược thực tế

5.1 Chiến lược 1: Bắt đầu từ mục tiêu – không phải danh sách công việc

Người kém ưu tiên sẽ viết to-do list trước.
Người giỏi ưu tiên xác định mục tiêu trước, rồi mới chọn việc phù hợp.

Ví dụ:

Mục tiêu: hoàn thiện bản kế hoạch marketing tháng tới
→ Các việc liên quan trực tiếp ưu tiên trước
→ Các việc “phụ” như dọn email, tối ưu file… để sau

5.2 Chiến lược 2: Giới hạn số lượng việc quan trọng mỗi ngày

Người giỏi hiểu giới hạn năng lượng của chính mình. Họ không cố nhồi 20 việc vào 8 giờ làm.
Thay vào đó, họ chọn 3–5 việc chất lượng, và đảm bảo làm sâu, làm đúng.

5.3 Chiến lược 3: Chủ động giao việc hoặc từ chối

Khả năng ưu tiên còn nằm ở việc không ôm hết mọi thứ.
Người giỏi biết phân quyền, giao việc và đàm phán deadline khi cần.
Họ duy trì sự tập trung vào các nhiệm vụ tạo ra giá trị lớn nhất đối với vai trò của họ.

5.4 Chiến lược 4: Đánh giá lại ưu tiên định kỳ

Ưu tiên không phải một quyết định cố định. Nó thay đổi theo:

Deadline mới
Yêu cầu từ dự án
Mục tiêu chiến lược
Thay đổi nguồn lực

Người giỏi có thói quen đánh giá lại danh sách ưu tiên mỗi sáng và mỗi cuối tuần để đảm bảo họ luôn đi đúng hướng.

6. 5 sai lầm thường gặp khi cố gắng ưu tiên công việc

6.1 Nhầm lẫn giữa “gấp” và “quan trọng”

Nhiều người bị cuốn vào việc gấp từ người khác mà quên mất mục tiêu của chính mình.

6.2 Ưu tiên theo cảm hứng thay vì theo tác động

Thích thì làm, không thích thì để sau – đây là cách nhanh nhất để mất kiểm soát.

6.3 Cố gắng làm mọi thứ một lúc

Không ai ưu tiên tốt khi đang đa nhiệm.

6.4 Không biết từ chối

Khi bạn luôn nói “được”, bạn đang tự lấy thời gian của mình để xử lý ưu tiên của người khác.

6.5 Không rà soát lại chiến lược ưu tiên

Một số việc từng quan trọng nhưng không còn giá trị. Nếu không đánh giá lại, bạn sẽ kẹt với sự bận rộn.

7. Làm sao để rèn luyện tư duy ưu tiên mỗi ngày?

7.1 Viết ra ba việc quan trọng nhất mỗi ngày

Đây là cách xây dựng sự tập trung và giảm cảm giác choáng ngợp.

7.2 Đặt câu hỏi “Nếu chỉ được làm một việc hôm nay, tôi chọn gì?”

Câu hỏi đơn giản nhưng giúp bạn nhìn thấy nhiệm vụ tạo giá trị lớn nhất.

7.3 Học cách lượng hóa tác động

Tập đánh giá mọi việc theo mức độ ảnh hưởng đến kết quả hoặc mục tiêu.

7.4 Ghi lại thời gian thực tế bạn dành để làm mỗi việc

Kỹ thuật này giúp bạn biết mình đang lãng phí thời gian ở đâu.

7.5 Tự tạo “vùng không bị làm phiền”

Tắt thông báo, đặt giới hạn email, đóng cửa phòng làm việc – tất cả để giữ năng lượng cho các ưu tiên quan trọng.

8. Kết luận: Người giỏi không bận — họ ưu tiên đúng

Tư duy ưu tiên không phải là một kỹ năng “hữu xạ tự nhiên hương”; nó được hình thành từ sự rèn luyện có ý thức. Người giỏi không cố làm hết mọi việc, mà họ hiểu rõ giá trị của thời gian, năng lượng, và mục tiêu.

Muốn phát triển nhanh hơn trong sự nghiệp?
Hãy bắt đầu từ việc chọn đúng việc để làm, chứ không phải làm mọi thứ.

Nếu bạn rèn luyện tư duy ưu tiên mỗi ngày, bạn sẽ nhận ra mình đạt được nhiều hơn dù làm ít hơn — và đó chính là cách người giỏi làm việc thông minh.

Bài viết liên quan: