A. Quản lý nhân sự nội bộ & hỗ trợ nhân viên
- Phối hợp tổ chức quy trình onboarding cho nhân viên mới: chuẩn bị chỗ ngồi, quà chào mừng, hướng dẫn quy trình, hồ sơ và thủ tục hội nhập.
- Thực hiện quy trình offboarding: thu hồi tài sản, xác nhận bàn giao, hỗ trợ hoàn tất hồ sơ nghỉ việc theo đúng quy định.
- Triển khai các chương trình gắn kết nội bộ: sinh nhật, sự kiện nội bộ, quà tặng, team building… nhằm tăng cường tinh thần đoàn kết và văn hóa doanh nghiệp.
B. Quản lý hành chính – văn phòng
- Quản lý và theo dõi việc sử dụng văn phòng phẩm, thiết bị, tài sản, vật dụng dùng chung; đảm bảo cung ứng đầy đủ, tiết kiệm và minh bạch.
- Thực hiện mua sắm, cấp phát, kiểm kê định kỳ tài sản – vật tư văn phòng.
- Giám sát và đảm bảo vận hành ổn định các hạng mục văn phòng: điện, nước, điều hòa, xe nhân viên, vệ sinh, cây xanh, môi trường làm việc.
- Là đầu mối làm việc với đơn vị tòa nhà, nhà cung cấp, đối tác bảo trì, đảm bảo chất lượng dịch vụ và hiệu quả chi phí.
- Quản lý và vận hành các tài khoản, chi phí văn phòng (Transport Business, nhu yếu phẩm,...) phục vụ hoạt động nội bộ
C. Hỗ trợ vận hành & nghiệp vụ
- Phối hợp triển khai và theo dõi các công tác PCCC, an toàn lao động, sửa chữa, bảo trì định kỳ.
- Tổng hợp, theo dõi và lập đề nghị thanh toán chi phí văn phòng hàng tháng, đảm bảo chính xác và đúng quy trình.
- Hỗ trợ hành chính cho các phòng ban nội bộ (Kỹ thuật, Kinh doanh, HR, Ban Giám đốc...) khi có yêu cầu.
- Tham gia công tác chuẩn bị sự kiện, hội thảo, đón tiếp khách hàng và đối tác của công ty.
D. Công tác hành chính khác
- Soạn thảo, lưu trữ và quản lý văn bản, công văn, hợp đồng hành chính theo quy định.
- Hỗ trợ các nghiệp vụ nhân sự – bảo hiểm – hồ sơ lao động – visa – hợp đồng lao động (đối với ứng viên có kinh nghiệm).
- Thực hiện báo cáo tuần/tháng/quý về hoạt động hành chính – văn phòng.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Giám đốc Nhân sự
