Làm thế nào để cải thiện hiệu quả trong giao tiếp?

7454

Kỹ năng giao tiếp là một trong những kỹ năng quan trọng trong xã hội hiện đại. Dù là một sai lầm nhỏ khi giao tiếp cũng dễ làm bạn bị mất điểm. Những chia sẻ dưới bài viết sau đây sẽ giúp bạn cải thiện kỹ năng giao tiếp của mình một cách hiệu quả nhất.

Giao tiếp đúng đối tượng – Bước đi đầu trong việc truyền tải thông điệp

Giao tiếp trong môi trường làm việc chịu ảnh hưởng bởi nhiều rào cản như ngôn ngữ, tuổi tác, giới tính, kinh nghiệm làm việc, thứ bậc xã hội,…Mỗi rào cản ứng với từng đối tượng khác nhau buộc chúng ta phải có những cách thức giao tiếp khác nhau. 

Đây là điều rất quan trọng vì nó giúp xác định những cách ứng xử phù hợp giúp làm tăng hiệu quả giao tiếp. Hãy nhớ rằng để có một sự phản hồi tốt thì trước hết, bạn phải là một người giao tiếp đúng đối tượng.

giao tiếp

Để giúp xác định đối tượng bạn muốn giao tiếp, bạn có thể đặt ra những câu hỏi như sau:

–         Người đó là ai? (Là sếp, là nhân viên hay đồng nghiệp của bạn?)

–         Người đó đến từ đâu/như thế nào?

–         Điều gì mà người đó đang gặp phải?

Giao tiếp với cấp trên của bạn

Đối với sếp để giao tiếp hiệu quả bạn nên giải thích, trình bày thông tin một cách rõ ràng để nhận được sự đồng ý, chấp nhận về một vấn đề nào đó. Nên lưu ý, không nên trình bày quá dài dòng, với xu hướng lãnh đạo và tính cách đôi khi có phần áp đặt, sếp thường không thích sự dàn trải, cái họ cần là những gì cô đọng nhất, ngắn gọn nhưng đủ sức thuyết phục; họ sẽ ấn tượng với những nhân viên nói ít mà hiểu nhiều. 

Ngoài ra, để giao tiếp hiệu quả với sếp, những nhà lãnh đạo, quản lý nhân sự cấp cao thì bạn cũng cần có một tí sự nhẫn nại, chờ đợi vì sếp là một người khó đoán.

Giao tiếp với cấp dưới của bạn

Đối với cấp dưới, bản thân họ sẽ cảm thấy ngại và có khoảng cách với bạn. Họ thường ít khi bày tỏ những suy nghĩ của mình. Do tính chất công việc mà bạn cần phải phân công nhiệm vụ cho các thành viên một cách nhanh chóng vì thế tạo ra những ngõ cụt, thậm chí là đứt đoạn trong giao tiếp. 

Họ chỉ dừng lại ở mức thụ động, chỉ nghe theo và làm mà thiếu tính tương tác, đó là nguy cơ tạo ra những sai sót. Vì vậy, đối với cấp dưới thì bạn phải kiên nhẫn, chịu khó giao tiếp với họ, từng câu chữ cần truyền tải một cách rõ ràng, task cụ thể phù hợp với khả năng.

Giao tiếp với đồng nghiệp cùng cấp bậc với bạn

Việc giao tiếp với đồng nghiệp sẽ rất thuận lợi nếu cả hai có sự tương tác và chia sẻ về tương đồng sở thích hoặc cùng lĩnh vực chuyên môn. Ví dụ là đối với một ông senior về code, và một ông senior về BA. Lúc này, giao tiếp sẽ hiệu quả vì cả hai có cùng kiến thức nền nên sẽ dễ dàng thảo luận và đề ra phương án mới cho việc tuyển dụng IT. Tuy nhiên xung đột giao tiếp vẫn có thể xảy ra nếu cái tôi của một trong hai quá lớn.

“Chung quy lại, để giao tiếp hiệu quả với tư cách là một người đồng nghiệp, một nhân viên trong một doanh nghiệp/tổ chức nhân sự nào đó, bạn cần quan tâm đến việc phát huy tính chủ động. Việc chủ động tìm tòi, bạn sẽ có nhiều thời gian trao đổi với họ. Từ đó, tạo ra một môi trường làm việc tốt hơn. Thừa nhận những thiếu sót cũng như góp ý chân thành. Đồng thời, hãy xem họ là những người anh chị, người bạn đi trước để học hỏi kinh nghiệm.” 

Nắm bắt được “cái bẫy” giao tiếp

“Bẫy” giao tiếp được hiểu là những tình huống bạn có thể mắc phải do sự giới hạn về kiến thức và nội dung giao tiếp. Hiểu và nhận biết những bẫy giao tiếp sẽ giúp bạn giao tiếp hiệu quả hơn.

  Rời bỏ công việc tại các doanh nghiệp nhỏ - Nguyên nhân và giải pháp

giao tiếp

  • Không với biết: Đây là cách nói được xem là chém gió hay múa rìu qua mắt thợ, nói như kiểu bạn thật sự am hiểu về một vấn đề nào đó quá tinh tường trong khi bạn rỗng tuếch.
  • Biết với không: Trường hợp này bị lạm dụng khá nhiều trong giao tiếp. Cụ thể, biết với không là mô tả cho việc bạn cảm thấy mệt mỏi khi phải giải thích cho người chưa hiểu vấn đề, vì vậy bạn chọn cách chia sẻ với người đã biết vấn đề đó như mình hoặc cố tình hiểu sang một vấn đề khác. Ví dụ như làm technical mà đi giải thích cho người làm quản lý và business chuyên sâu về chuyện code và bug vậy á. Nghe có vẻ lạ nhưng chắc ai đó phải cực kỳ nhẫn nại đấy nhỉ? 
  • Không với không: Đúng thật như kiểu là thầy bói xem voi. Đây cũng là trường hợp đẩy quá trình giao tiếp vào ngõ cụt. Người nói và người nghe đều không biết vấn đề mình đang trao đổi là gì cả. 
  • Biết với biết: Đây được xem là hình thức giao tiếp hiệu quả nhất vì cả người truyền tải lẫn người tiếp nhận thông điệp đều hiểu vấn đề đang được đề cập đến. Từ đó, họ có thể trao đổi, thỏa hiệp và đi đến những thống nhất chung. Tuy nhiên, tại sao vẫn xếp nó vào “bẫy giao tiếp’. Điều này là điểm hạn chế bởi nếu một cá nhân quá phô trương kiến thức của mình, xem mình là ”bác học” để giải lý với người khác thì điều này lại tạo ra tác dụng ngược, khiến hiệu quả giao tiếp bị giảm xuống hoặc thậm chí là mất đi.

Những lưu ý giúp giao tiếp đạt hiệu quả cao

Giao tiếp hiệu quả không hề đơn giản và có nhiều người phải thực hiện nhiều phương pháp để thay đổi khả năng giao tiếp của mình. Vậy phải làm gì để giao tiếp hiệu quả?

  5 lưu ý để viết đánh giá hiệu suất của bạn

Truyền tải đầy đủ, dễ hiểu và tránh dài dòng

Cách diễn đạt, trình bày với quá nhiều thuật ngữ chuyên ngành khó hiểu, nhiều người tiếp nhận thông tin khó nắm bắt được vì họ không phải ai cũng sở hữu chung kiến thức nền với bạn. Và để đảm bảo cho việc có thể trải nghiệm nhiều vị trí khác nhau, bạn nên cố gắng giao tiếp ngắn gọn, trình bày cụ thể, rõ ràng. 

Mặc khác, có thể bạn đang gặp vấn khác như là nói quá ít vì thiếu từ ngữ để diễn đạt; hoặc quá lộn xộn, dài dòng do thiếu sự chuẩn bị; hoặc là sử dụng từ ngữ không phù hợp, lạm dụng quá nhiều từ có tính “thô tục” – vì cho rằng nó gây cười hoặc tạo điểm nhấn.

Lời khuyên nào cho vấn đề này: Chuẩn bị trước những gì bạn cần nói, luyện tập ngữ điệu và cách nói sao cho phù hợp, bạn cần phải nói rõ ràng, chính xác trước khi luyện tập cách giao tiếp hay và chuyên nghiệp.

Học cách lắng nghe

Việc lắng nghe đôi rất khó nắm bắt, lắng nghe không dừng lại ở việc nghe đơn thuần mà nó đi kèm với sự tri nhận về thông tin và bắt đầu phân tích nó. Và việc lắng nghe một ai đó lại càng trở nên khó khăn hơn khi bởi lẽ, nhiều đồng nghiệp, thậm chí sếp của chúng ta đôi khi lúc diễn đạt vấn đề không rõ ràng, thậm chí bị sai, dẫn đến chúng ta hiểu không đầy đủ, hoặc hiểu sai lệch vấn đề.

giao tiếp

Khả năng lắng nghe còn chịu sự chi phối về thời lượng sử dụng mà người nói muốn truyền tải thông điệp và tất nhiên sự tập trung của cả hai (người truyền tải và người tiếp nhận thông điệp) đều rất quan trọng. Vì vậy, nếu một trong hai hoặc một vài người trong một nhóm người bị xao nhãng thì hiệu quả giao tiếp bị ảnh hưởng đáng kể và không đạt hiệu quả cao như mong đợi ban đầu. 

Vậy làm thế nào để lắng nghe tốt? Đúng là câu hỏi không dễ trả lời. Trước tiên là bạn phải bỏ thời gian tìm hiểu chủ đề, nội dung mình được nghe, được người khác chia sẻ, truyền đạt để người nói và bạn cùng ở trong tình huống cả hai cùng biết. Ngoài ra, trong các buổi nói chuyện đông người, hãy chịu khó tập trung, tránh xa các yếu tố có thể chi phối bạn như: điện thoại, tin nhắn, email, hoặc là nói chuyện riêng với người khác.

Khả năng tương tác trực tiếp thông qua sự phản hồi

Mục đích của việc hoạt động giao tiếp giữa hai hay nhiều người với nhau, không phải giúp cho mọi người, ngay lập tức, cùng hiểu được vấn đề, có chung hành động, tầm nhìn, và mục tiêu. Điều đó rất khó thực hiện bởi điều đó bị chi phối bởi nhiều yếu tố như: tri thức nền, năng lực phân tích vấn đề, điều kiện/môi trường tiếp nhận thông tin,… 

Tuy vậy, điều mấu chốt của một quá trình giao tiếp được đánh giá là hiệu quả tức là khả năng tương tác thông qua các phản hồi trực tiếp. Sự phản hồi có thể là những suy nghĩ, góc nhìn của người nghe về cách người nói trình bày, chia sẻ thông tin hay thậm chí là đánh giá về nội dung thông tin mà người nói đang truyền tải. 

giao tiếp

Một biểu hiện khác của sự phản hồi chính là việc đặt câu hỏi vì nó thể hiện người nghe thật sự lắng nghe và đã theo dõi, tiếp nhận thông điệp và có những phân tích riêng từ đó có những thắc mắc cần được thảo luận, làm rõ. 

Hãy nhớ rằng nếu ở vai trò là người nghe, khi bạn không nghe rõ, không nghe kịp, nghe không hiểu thì hãy hỏi để làm rõ. Đừng xấu hổ và giả vờ hiểu về một vấn đề nào đó. Còn ngược lại, nếu bạn ở vai trò của người nói, nếu bạn có câu hỏi, chưa trả lời được, thì hãy khéo léo trả lời là: “Tôi sẽ tìm hiểu, và trả lời lại sau, vào ngày nào đó.” Đừng mãi loay hoay, suy đoán và nói lung tung, những điều mà bạn không biết.

Lời kết

Một cuộc giao tiếp hiệu quả cần rất nhiều yếu tố và nhất là sự cộng tác giữa cả người nói và người nghe. Điều quan trọng là bạn cần nhận ra được đâu là nguyên nhân nào làm ảnh hưởng đến quá trình giao tiếp của bạn. Khi đã có những hiểu biết và vận dụng nó, TopDev hy vọng bạn sẽ rèn luyện được kỹ năng giao tiếp của mình, giúp cải thiện cuộc giao tiếp hiệu quả hơn.

Có thể bạn quan tâm:

Xem thêm Top Việc làm Developer trên TopDev

SHARE